Produktiven si - produktivnost, učinkovitost v življenju in na delovnem mestu » gtd

GTD graf – prijazen do tiskalnika

Nejc — Tue, 10 Nov 2009 20:07:45 +0000

Ko sem objavil GTD graf za ozadje namizja, nisem niti pomislil, da bi naredil tudi verzijo, prijazno tiskalniku oz. njegovim barvam. Na slednje me je na twitterju spomnil stajler in tako sem pripravil dve verziji za tiskanje, eno črno-belo in eno barvno.

Predlagam tiskanje kar direktno prek Firefoxa, saj lahko velikost slike določiš v odstotkih in si prilagodiš graf po svoje.

GTD graf – ozadje namizja (wallpaper)

Nejc — Sat, 30 May 2009 18:51:00 +0000

Da ne pozabiš GTD postopka, sem pripravil GTD graf za ozadje namizja, tako da ga boš lahko imel vedno pred sabo (oz. vsaj takrat, ko boš na namizju računalnika). GTD grafov je na spletu kar nekaj, a so vsi v angleščini, zato sem se odločil, da slovensko verzijo naredim kar sam.

Spodaj je nekaj verzij pripravljenih za različne ločljivosti monitorja.
(Če manjka tvoja ločljivost, mi napiši, in potrudil se bom, da jo dodam med ostale.)

Posodobitev: na voljo je tudi verzija za tiskanje.

1024×768 | 1280×800 | 1280×1024 | 1680×1050 | 1600×1200

Seznam sprožilcev (službenih)

Nejc — Mon, 23 Feb 2009 09:01:23 +0000

Enkrat ali tudi večkrat na teden je pomembno, da pogledaš na seznam svojih opravil in projektov. Seznam urediš, odstraniš končane naloge in vpišeš nova opravila. Ko opravljaš ta tedenski pregled, je pomembno, da napišeš vse nove naloge oz. take in drugačne informacije, ki jih nosiš v glavi. Tako si zbistriš misli in lahko z delom mirno nadaljuješ. Pri pisanju novih nalog ti lahko v pomoč pride seznam sprožilcev (ang. trigger list), pri katerem gre za splošen spisek stvari povezanih z delom, opravili, projekti in organizacijo. Pri branju sprožilcev gre za to, da ti sprožijo oz. te spomnijo na neko informacijo, ki bi jo sicer pozabil napisati.

Pripravil sem PDF dokument, kjer so napisani službeni sprožilci, torej taki, ki pridejo v glavnem v poštev na delovnem mestu. Sestavil sem ga iz več drugih seznamov, eden od njih je bil vzet tudi iz knjige Getting Things Done. Dokument obsega 3 strani, a sem prepričan, da ne vzame več kot 3 minute, da greš skozenj. Prav tako je prijazen tiskalniku.

Če v seznamu pogrešaš katerokoli zadevo, mi, prosim, pusti komentar in dokument bom z veseljem posodobil in ga dopolnil. V kratkem lahko pričakuješ še seznam sprožilcev namenjenih za domača opravila.

Seznam sprožilcev (službeni)

Pravilo dveh minut

Nejc — Tue, 17 Feb 2009 20:11:54 +0000

Pravilo dveh minut (ang. two minute rule) je eno od najpreprostejših in hudo uporabnih vodil za učinkovito del. Gre pa takole …

Kadarkoli prejmeš novo nalogo, ki ti ne bo vzela več kot dve minuti, da jo dokončaš, jo naredi takoj.

Izziv, kajne? Štos je v tem, da bi ti vzelo več kot dve minuti časa, če bi nalogo procesiral in jo dal na seznam opravil, se nato vrnil k trenutnemu delu, jo kasneje privlekel na plano, se spomnil/dojel, ‘kaj to že je’, in se naloge lotil šele takrat. Poleg tega se ti taka kratka opravila ne bodo nabirala in se boš lahko z mirno vestjo posvečal večjim in pomembnejšim projektom.

Kako GTD-ja David Allen

Nejc — Sun, 15 Feb 2009 18:43:16 +0000

Gre za del iz serije You 2.o, dokumentarcu o trikih za življenje (lifehacking).

Gmail Labs – Pošlji in arhiviraj

Nejc — Thu, 05 Feb 2009 22:02:33 +0000

Ker je Gmail moj glavni in edini e-poštni odjemalec in ker je eno od zlatih pravil GTD-ja imeti prazen e-poštni nabiralnik (po angleško inbox zero), je naslednja funkcija v Labs zelo zelo praktična.

Najprej … kaj je Labs?

Ker je Google želel razširiti funkcije znotraj Gmaila in to narediti na uporabnikom prijazen način, so vse dodatne zadeve stlačili v takoimenovan Gmail Labs ali na kratko kar Labs. Tako so se zadnjih nekaj mesecev počasi dodajale funkcionalnosti, ki obsegajo vse od pozicije tabelce za oznake do dodatnih gumbov, ki jih Gmail privzeto nima.

Do funkcionalnosti znotraj Labs lahko prideš le, če imaš jezik nastavljen na ameriško ali britansko angleščino. Kot zanimivost naj dodam, da sem testiral, kaj se zgodi, če imam nekaj iz Labs vklopljeno in takrat preklopimo na slovenščino. Vse ostane funkcionalno in celo prevedeno je! Zaradi tega ugibam, da bo Labs kmalu uradno na voljo za vse jezike.

OK … kako vklopim Labs?

Če še nisi, najprej preklopi na ameriško ali britansko angleščino (Nastavitve > Jezik > English US ali UK > Shrani spremembe). Gmail se bo v celoti osvežil in nato boš na vrhu, zraven povezave Settings, videl majhno, zeleno laboratorijsko čašo – ta-daa, to je Labs.

Pošlji in arhiviraj

Sam vsako sporočilo, ki pade v e-poštni nabiralnik, arhiviram, izbrišem ali nanj odgovorim in ga potem arhiviram itd. Cilj je imeti e-poštni nabiralnik ves čas prazen in velikokrat se mi je zgodilo, da sem na neko e-pošto odgovoril in nato sporočilo arhiviral, saj ga nisem več potreboval. In to je pomenilo dvoje opravil. Pritisnil sem Pošlji, počakal, da se pošlje, in nato pritisnil Arhiviraj. Avtor te funkcije v Labs je imel enako zadrego, zato je spisal dodatno funkcijo, ki se angleško uradno imenuje Send & Archive. Sedaj je poleg gumba Pošlji tudi gumb Pošlji & Arhiviraj in tako lahko z enim klikom odgovorim na e-poštno sporočilo, hkrati pa je kompleten e-poštni pogovor arhiviran. Čudovito.

Labs, labs, labs

Če še ne poznaš Labs, ti predlagam da si jih ogledaš in poskusiš, kaj ti nudijo. O zanimivih in uporabnih dodatkih v Labs bom še pisal, saj se zadeve skoraj tedensko dopolnjujejo, poleg tega pa jih je trenutno že kar nekaj produktivnih, za katere me ‘matra’, da bi jih opisal.

David Allen predstavil novo knjigo (enourni intervju)

Nejc — Tue, 13 Jan 2009 19:58:54 +0000

Avtor knjige Getting Things Done, David Allen, je pred kratkim izdal novo knjigo z naslovom Making It All Work. Knjiga je že na voljo na Amazonu, David pa jo je predstavil v centralni knjižnjici v Filadelfiji, kjer je nekaj časa namenil tudi vprašanjem bralcem. Poučen in zanimiv posnetek lahko poslušaš tukaj.

25 nasvetov za učinkovito delo

Nejc — Sun, 11 Jan 2009 17:37:32 +0000

Pripravil sem seznam 25 nasvetov za lažje in hitrejše delo. Vsi nasveti verjetno niso za vse, odvisno od narave dela, a sem vseeno prepričan, da boš med njimi našel tudi sebi koristne.

Najpomembnejše naloge: Na začetku dneva (ali prejšnji dan zvečer) izberi tri najpomembnejše naloge, ki jih moraš opraviti tisti dan. Najprej se loti teh nalog. Če tisti dan ne boš uspel narediti nič drugega razen teh treh nalog, boš še vedno imel precej produktiven dan.
Izprazni e-poštni nabiralnik: Vsako e-poštno sporočilo obdelaj tisti trenutek, ko ga prebereš. Če moraš kaj narediti, zadevo zapiši na seznam opravil in sporočilo izbriši ali ga arhiviraj. Če ga potrebuješ za kasneje, ga shrani pod reference. E-poštni nabiralnih izprazni vsak dan.
Vstani zgodaj: K svojemu dnevu dodaj produktivno uro in vstani eno uro bolj zgodaj preden se začne hrupen delovni dan.
Ena ven, ena notri: Izogni se šari in za vsako novo stvar, ki jo dobiš ali kupiš, vrzi eno staro v smeti ali pa jo komu podari.
Naslednji korak: Ne planiraj vsega, kar boš moral narediti za dokončanje nekega projekta. Osredotoči se na naslednji korak oz. nalogo, ki jo moraš opraviti, da premakneš projekt naprej.
Časovni okvir: Vsak dan si vzemi določeno količino časa za nek projekt ali nalogo in v tistem času se popolnoma osredotoči na izbrano delo. Ne skrbi, ali boš zadano dokončal, skrbi le, da boš namenil pravo mero pozornosti zadanemu projektu ali nalogi za tisti čas.
Podobne skupaj: Opravi podobne ali enako naloge naenkrat. Preglej in obdelaj vso e-pošto naenkrat, opravi telefonske klice enega za drugim. Kakršne koli rutinske ali ponavljajoče se naloge opravi skupaj.
Pojej žabo: Najbolj neprijetne naloge se loti takoj zjutraj. Zadeva temelji na tujem pregovoru, ki pravi, da če na začetku dneva najprej poješ živo žabo, je to najhujše, kar se ti tisti dan lahko zgodi.
Upravljaj le enkrat: Stvari ne prelagaj na stranski tir v upanju, da boš imel čas kasneje. Vprašaj se: “Kaj moram narediti s tem?” vsakič, ko prebereš e-poštno sporočilo ali najdeš listek na mizi in zadevo opravi, daj na seznam opravil, vpiši v koledar, arhiviraj ali izbriši.
Pregled: Dodeli si čas v tednu in preglej, kaj si tisti teden naredil in kaj želiš narediti drug teden. Vprašaj se, ali moraš začeti s kakšnimi novimi projekti in ali te tisto, na čemer delaš, pelje bližje k tvojim ciljem.
Izoliraj se: Ustvari si zasebno območje s pomočjo slušalk. Ljudje manj radi prekinjajo ljudi, ki nosijo slušalke (glasba ni obvezna, le ti boš vedel, ali jo poslušaš).
Zapisuj: Ne zanašaj se na svoj spomin kot sistem za shranjevanje informacij. Stvari, ki jih moraš opraviti, informacije, ki jih boš potreboval kasneje, in sestanke vpiši v koledar. Tako se lahko zavestno sprostiš, saj te ne preganja misel, da boš na zdaj zapisano pozabil.
Eno opravilo naenkrat: Radi mislimo, da lahko opravljamo več opravil hkrati, vendar jih v resnici ne moremo. Kar delamo, ko opravljamo več opravil hkrati, je le dodeljevanje majhnih koščkov časa in pozornosti eni in drugi nalogi. Med “preklapljanjem” med eno in drugi nalogo zopet potrebujemo zagon, da se osredotočimo, kar lahko traja tudi več minut, in na koncu porabimo več energije in časa. Osredotoči se na eno nalogo naenkrat.
Seznam ne-opravil: Seznam nalog, ki jih ni treba opraviti. Uporabno za nadzor vseh navad, ki nas peljejo k neproduktivnosti, kot je brskanje po internetu.
Predloge: Ustvari si predloge za ponavljajoče naloge, kot so pisma, odgovori na e-poštna sporočila strank itd.
Navade: Navade so tako del našega pogleda in odnosa do sveta, kot so del naših rutinskih opravil. Opazuj sebe in svoje navade in se vprašaj, kaj pravijo o tvojem odnosu do sveta in kaj moraš spremeniti, da ustvariš pogled na svet, ki te bo pripeljal bližje k ciljem.
Pravilo dveh minut: Če ti bo neko opravilo vzelo 2 minuti ali manj, da ga dokončaš, ga naredi takoj. Če boš nalogo najprej pregledal, vpisal v seznam opravil in jo kasneje spet izvlekel iz seznama ter na novo razmislil, kaj točno zadeva je, ti bo vse skupaj vzelo več kot dve minuti.
Sprožilci: V svoje okolje postavi opomnike, ki ti pomagajo, da se spomniš določenih opravil, in tudi, da ustvariš določene navade. Npr. postavi knjige, ki jih moraš vrniti, direktno pred vhodna vrata in tako jih boš zagotovo videl, preden boš zapustil hišo.
Časovne luknje: Male časovne luknje, ki jih imamo čez dan, ko čakamo na avtobus, v čakalnici, na sestanek. Imej pripravljen seznam kratkih 5-minutnih opravil, ki jih lahko opraviš v takih trenutkih, ali pa nosi s seboj čtivo in tako čimbolj izkoristi tiste dodatne minute.
Dnevnik: Bodi sam svoj računovodja in resno spremljaj čas, ki ga porabiš za naloge, ki so ti pomembne.
Ne: Naučiti se reči “ne” – novim obveznostim, prekinitvam, vsemu – je ena najbolj vrednih veščin, ki jih lahko razviješ in tako ohraniš osredotočenost na svoje naloge in zadane obveznosti.
Točke: Ko načrtuješ večjo nalogo, si naredi točke, da ne pozabiš vseh korakov, ki jih moraš opraviti. Shrani točke in jih uporabi naslednjič, ko se boš moral lotiti iste naloge.
V koš: Redno pregleduj obstoječe obveznosti in se znebi vsega, kar ti ne pomaga napredovati k ciljem ali pa je le navaden “lijak” časa in energije.
Šara: Šara je vse, kar ni na svojem mestu in je v napoto. Ne gre nujno za lepo pospravljeno mizo – nekdo jo lahko ima, a še vedno ne opravi stvari, ki jih mora. Pomembno je, da lahko hitro prideš do stvari, ko jih potrebuješ, in ne prekineš delovnega procesa. Razmisli in poišči, kaj je “šara” na tvojem delovnem mestu in življenjskem prostoru in jo uredi.
En nabiralnik: Zmanjšaj število nabiralnikov, kamor padejo vse stvari, ki pridejo v tvoje življenje. Idealno je, da imaš le en nabiralnik, kamor gre vse. Veliko ljudi si oddahne, ko je vse, o čemer morajo razmišljati, na enem kupu, pa če je še tako velik.

Intervju z Davidom Allenom

Nejc — Fri, 02 Jan 2009 10:30:19 +0000

30-minutni intervju z avtorjem knjige Getting Things Done, Davidom Allenom:

Intervju je opravil Robert Scoble s portala Workfast.tv.