Največ 5 stavkov

Pravilo je preprosto: ne več kot 5 stavkov v eni e-pošti. Sporočilo, kakršnokoli že je, oblikuj tako, da ne bo daljše od petih stavkov. Naj bo kratko in jedrnato. Prejemniku daj informacije, ki jih potrebuje, in odstrani nepotreben balast, ki bi morda jemal pozornost pri branju. V podpis e-pošte si lahko daš tudi povezavo do tega pravila.

Eno vprašanje

Poskusi napisati eno vprašanje v enem e-poštnem sporočilu. Če postaviš dve ali več vprašanj, se lahko zgodi, da ti bo prejemnik odgovoril le na eno in drugo spregledal. Nato boš moral poslati še eno sporočilo nazaj, da ga opomniš, da odgovori še na drugo …  Rešitev za več vprašanj je preprosta: oštevilči vprašanja. Pri uporabi točkastega seznama so vprašanja brez neke reference, so le tam, v seznamu. Z uporabo številk jih ‘klasificiraš’ in najverjetneje ti bo tudi prejemnik podal odgovore v enaki obliki. Primer:

1. Kakšen je časovni okvir za projekt?
2. Kdaj bo sestanek?
3. Kdo bo kuhal kavo?

Pogovor

Kadar se moraš z nekom pogovoriti ali razrešiti določeno situacijo, e-pošta morda ni najprimernejše orodje. Zadeva se lahko zavleče in se iz nečesa, za kar bi porabil 3 minute na telefonu, sprevrže v dolgo pošiljanje sporočil v obdobju nekaj dni. Preden začneš tipkati, premisli, ali je morda bolje dvigniti telefonsko slušalko ali celo sklicati sestanek.

Veliko besedila?

Kadar je 5 stavkov premalo za e-poštno sporočilo, gre za večjo zadevo, za katero bi bil morda dokument kot priponka boljša odločitev. V dokumentu je lahko tvoja glava in noga, prejemnik si jo lahko lažje natisne itd.

Zakaj prejemam to sporočilo?

Gotovo se ti je že zgodilo, da si prejel kopijo e-poštnega sporočila, a nisi imel pojma, za kaj gre. Tak pristop ni ravno učinkovit, saj moraš zdaj ti stopiti v stik s pošiljateljem za dodatno razlago. Ko sam pošiljaš taka sporočila, preveri ti dve točki: 1) bodo prejemniki kopij vedeli, za kaj gre?,  2) ali prejemniki kopij sploh želijo/morajo prejeti to sporočilo (nadrejeni verjetno ne bo navdušen, če bo prejel kopijo vsakega sporočila, ki ga pošlješ)?

Hiter odziv

Vsak od nas ima drugačen ritem dela, kar pomeni, da ljudje različno pogosto pregledujemo e-pošto. Nekateri dvakrat na dan, drugi vsakih 10 minut. Če nekomu pošlješ nujno e-pošto, za katero potrebuješ odgovor v 15 minutah, imaš precej možnosti, da tako hitrega odgovora preprosto ne boš dobil. V takih primerih je precej bolj smiselna uporaba telefona ali IM (Google Talk, MS Live Messenger, AIM …).

Še kakšna ideja?

Imaš drugačne izkušnje ali nasvet? Zapiši jih v komentar.

Najprej … kaj je Labs?

Ker je Google želel razširiti funkcije znotraj Gmaila in to narediti na uporabnikom prijazen način, so vse dodatne zadeve stlačili v takoimenovan Gmail Labs ali na kratko kar Labs. Tako so se zadnjih nekaj mesecev počasi dodajale funkcionalnosti, ki obsegajo vse od pozicije tabelce za oznake do dodatnih gumbov, ki jih Gmail privzeto nima.

Do funkcionalnosti znotraj Labs lahko prideš le, če imaš jezik nastavljen na ameriško ali britansko angleščino. Kot zanimivost naj dodam, da sem testiral, kaj se zgodi, če imam nekaj iz Labs vklopljeno in takrat preklopimo na slovenščino. Vse ostane funkcionalno in celo prevedeno je! Zaradi tega ugibam, da bo Labs kmalu uradno na voljo za vse jezike.

OK … kako vklopim Labs?

Če še nisi, najprej preklopi na ameriško ali britansko angleščino (Nastavitve > Jezik > English US ali UK > Shrani spremembe). Gmail se bo v celoti osvežil in nato boš na vrhu, zraven povezave Settings, videl majhno, zeleno laboratorijsko čašo – ta-daa, to je Labs.

Pošlji in arhiviraj

Sam vsako sporočilo, ki pade v e-poštni nabiralnik, arhiviram, izbrišem ali nanj odgovorim in ga potem arhiviram itd. Cilj je imeti e-poštni nabiralnik ves čas prazen in velikokrat se mi je zgodilo, da sem na neko e-pošto odgovoril in nato sporočilo arhiviral, saj ga nisem več potreboval. In to je pomenilo dvoje opravil. Pritisnil sem Pošlji, počakal, da se pošlje, in nato pritisnil Arhiviraj. Avtor te funkcije v Labs je imel enako zadrego, zato je spisal dodatno funkcijo, ki se angleško uradno imenuje Send & Archive. Sedaj je poleg gumba Pošlji tudi gumb Pošlji & Arhiviraj in tako lahko z enim klikom odgovorim na e-poštno sporočilo, hkrati pa je kompleten e-poštni pogovor arhiviran. Čudovito.

Labs, labs, labs

Če še ne poznaš Labs, ti predlagam da si jih ogledaš in poskusiš, kaj ti nudijo. O zanimivih in uporabnih dodatkih v Labs bom še pisal, saj se zadeve skoraj tedensko dopolnjujejo, poleg tega pa jih je trenutno že kar nekaj produktivnih, za katere me ‘matra’, da bi jih opisal.

• Najpomembnejše naloge: Na začetku dneva (ali prejšnji dan zvečer) izberi tri najpomembnejše naloge, ki jih moraš opraviti tisti dan. Najprej se loti teh nalog. Če tisti dan ne boš uspel narediti nič drugega razen teh treh nalog, boš še vedno imel precej produktiven dan.
• Izprazni e-poštni nabiralnik: Vsako e-poštno sporočilo obdelaj tisti trenutek, ko ga prebereš. Če moraš kaj narediti, zadevo zapiši na seznam opravil in sporočilo izbriši ali ga arhiviraj. Če ga potrebuješ za kasneje, ga shrani pod reference. E-poštni nabiralnih izprazni vsak dan.
• Vstani zgodaj: K svojemu dnevu dodaj produktivno uro in vstani eno uro bolj zgodaj preden se začne hrupen delovni dan.
• Ena ven, ena notri: Izogni se šari in za vsako novo stvar, ki jo dobiš ali kupiš, vrzi eno staro v smeti ali pa jo komu podari.
• Naslednji korak: Ne planiraj vsega, kar boš moral narediti za dokončanje nekega projekta. Osredotoči se na naslednji korak oz. nalogo, ki jo moraš opraviti, da premakneš projekt naprej.
• Časovni okvir: Vsak dan si vzemi določeno količino časa za nek projekt ali nalogo in v tistem času se popolnoma osredotoči na izbrano delo. Ne skrbi, ali boš zadano dokončal, skrbi le, da boš namenil pravo mero pozornosti zadanemu projektu ali nalogi za tisti čas.
• Podobne skupaj: Opravi podobne ali enako naloge naenkrat. Preglej in obdelaj vso e-pošto naenkrat, opravi telefonske klice enega za drugim. Kakršne koli rutinske ali ponavljajoče se naloge opravi skupaj.
• Pojej žabo: Najbolj neprijetne naloge se loti takoj zjutraj. Zadeva temelji na tujem pregovoru, ki pravi, da če na začetku dneva najprej poješ živo žabo, je to najhujše, kar se ti tisti dan lahko zgodi.
• Upravljaj le enkrat: Stvari ne prelagaj na stranski tir v upanju, da boš imel čas kasneje. Vprašaj se: “Kaj moram narediti s tem?” vsakič, ko prebereš e-poštno sporočilo ali najdeš listek na mizi in zadevo opravi, daj na seznam opravil, vpiši v koledar, arhiviraj ali izbriši.
• Pregled: Dodeli si čas v tednu in preglej, kaj si tisti teden naredil in kaj želiš narediti drug teden. Vprašaj se, ali moraš začeti s kakšnimi novimi projekti in ali te tisto, na čemer delaš, pelje bližje k tvojim ciljem.
• Izoliraj se: Ustvari si zasebno območje s pomočjo slušalk. Ljudje manj radi prekinjajo ljudi, ki nosijo slušalke (glasba ni obvezna, le ti boš vedel, ali jo poslušaš).
• Zapisuj: Ne zanašaj se na svoj spomin kot sistem za shranjevanje informacij. Stvari, ki jih moraš opraviti, informacije, ki jih boš potreboval kasneje, in sestanke vpiši v koledar. Tako se lahko zavestno sprostiš, saj te ne preganja misel, da boš na zdaj zapisano pozabil.
• Eno opravilo naenkrat: Radi mislimo, da lahko opravljamo več opravil hkrati, vendar jih v resnici ne moremo. Kar delamo, ko opravljamo več opravil hkrati, je le dodeljevanje majhnih koščkov časa in pozornosti eni in drugi nalogi. Med “preklapljanjem” med eno in drugi nalogo zopet potrebujemo zagon, da se osredotočimo, kar lahko traja tudi več minut, in na koncu porabimo več energije in časa. Osredotoči se na eno nalogo naenkrat.
• Seznam ne-opravil: Seznam nalog, ki jih ni treba opraviti. Uporabno za nadzor vseh navad, ki nas peljejo k neproduktivnosti, kot je brskanje po internetu.
• Predloge: Ustvari si predloge za ponavljajoče naloge, kot so pisma, odgovori na e-poštna sporočila strank itd.
• Navade: Navade so tako del našega pogleda in odnosa do sveta, kot so del naših rutinskih opravil. Opazuj sebe in svoje navade in se vprašaj, kaj pravijo o tvojem odnosu do sveta in kaj moraš spremeniti, da ustvariš pogled na svet, ki te bo pripeljal bližje k ciljem.
• Pravilo dveh minut: Če ti bo neko opravilo vzelo 2 minuti ali manj, da ga dokončaš, ga naredi takoj. Če boš nalogo najprej pregledal, vpisal v seznam opravil in jo kasneje spet izvlekel iz seznama ter na novo razmislil, kaj točno zadeva je, ti bo vse skupaj vzelo več kot dve minuti.
• Sprožilci: V svoje okolje postavi opomnike, ki ti pomagajo, da se spomniš določenih opravil, in tudi, da ustvariš določene navade. Npr. postavi knjige, ki jih moraš vrniti, direktno pred vhodna vrata in tako jih boš zagotovo videl, preden boš zapustil hišo.
• Časovne luknje: Male časovne luknje, ki jih imamo čez dan, ko čakamo na avtobus, v čakalnici, na sestanek. Imej pripravljen seznam kratkih 5-minutnih opravil, ki jih lahko opraviš v takih trenutkih, ali pa nosi s seboj čtivo in tako čimbolj izkoristi tiste dodatne minute.
• Dnevnik: Bodi sam svoj računovodja in resno spremljaj čas, ki ga porabiš za naloge, ki so ti pomembne.
• Ne: Naučiti se reči “ne” – novim obveznostim, prekinitvam, vsemu – je ena najbolj vrednih veščin, ki jih lahko razviješ in tako ohraniš osredotočenost na svoje naloge in zadane obveznosti.
• Točke: Ko načrtuješ večjo nalogo, si naredi točke, da ne pozabiš vseh korakov, ki jih moraš opraviti. Shrani točke in jih uporabi naslednjič, ko se boš moral lotiti iste naloge.
• V koš: Redno pregleduj obstoječe obveznosti in se znebi vsega, kar ti ne pomaga napredovati k ciljem ali pa je le navaden “lijak” časa in energije.
• Šara: Šara je vse, kar ni na svojem mestu in je v napoto. Ne gre nujno za lepo pospravljeno mizo – nekdo jo lahko ima, a še vedno ne opravi stvari, ki jih mora. Pomembno je, da lahko hitro prideš do stvari, ko jih potrebuješ, in ne prekineš delovnega procesa. Razmisli in poišči, kaj je “šara” na tvojem delovnem mestu in življenjskem prostoru in jo uredi.
• En nabiralnik: Zmanjšaj število nabiralnikov, kamor padejo vse stvari, ki pridejo v tvoje življenje. Idealno je, da imaš le en nabiralnik, kamor gre vse. Veliko ljudi si oddahne, ko je vse, o čemer morajo razmišljati, na enem kupu, pa če je še tako velik.

Temu se lahko izogneš tako, da na koncu zadeve napišeš EOM, kar stoji za “End of message” oz. “Konec sporočila”. Poleg tega, da ti ni bilo treba potrjevati Gmailovega dialoga, je prejemnik sporočila na drugi strani takoj videl tvoje sporočilo, ne da bi e-pošto tudi odprl, saj je bilo vse že napisano v zadevi. Prav zaradi tega razloga – hitrega sporočanja, je ta način uporaben pravzaprav za vsa taka sporočila, ne samo tista, poslana iz Gmaila.

Še kratek namig: EOM lahko napišeš tudi z malimi tiskanimi črkami, na delovanje Gmaila ne vpliva. Je pa res, da bo prejemnik vizualno lahko hitreje dojel, kaj so zadnje tri črke, če bodo napisane z velikimi tiskanimi črkami.

Vprašanje je samo, ali bo dovolj ljudi vedelo za EOM in ga tudi uporabljalo oz. razumelo in ali potrebujemo slovensko inačico?

Video z naslovom Time & Attention (hudo priporočam) mi je dal misliti. Moj čas je dragocen. Komunikacija je ne samo pomembna, ampak tudi nujna za normalno funkcioniranje v službi (in drugje), vendar pa: če je vse, kar delam, da komuniciram, potem mi ne ostane veliko časa, da karkoli sploh še naredim. Po ogledu videa sem prišel do zaključka, da moram ljudem, s katerimi delam in sem v dnevnih stikih, povedati, kako naj stopijo v stik z mano – v pisarni in tudi z oddaljene lokacije. Sistem ni popoln in nikoli ne bo, saj gre pri komunikaciji za človeški faktor in vedno bo nekdo, ki me bo našel po kanalih, ki mi niso najljubši in mi najbolj prekinejo delo. Prav tako pa tudi le en kanal ni primeren za vse vrste komunikacij.

V grobem so trije kanali, po katerih sem dosegljiv: v živo, po telefonu in po instantnih sporočilnikih/epošti. Od vseh treh na prvo dajem instatne sporočilnike à la MSN in Google Talk, saj omogočajo relativno hitro izmenjavo informacij brez grobe motnje, ko se običajno okno osebe, ki mi želi nekaj sporočiti, odpre v ozadju, v opravilni vrtici pa le nekajkrat utripne in nato ostane drugačne barve in s tem ostane jasno vidno, da me nekaj čaka. Zame nemoteče in še vedno hitro, saj lahko mirno zaključim s trenutnim delom in se nato lotim pogovora. Da bi ta način posredoval tudi ljudem, ki ne uporabljajo tega načina komunikacije (beri: uporabljajo telefon), sem si v službeni e-poštni podpis dal povezavo do instatnega sporočilnika, ki uporablja Google Talk. Odličen je zaradi dveh pomembnih razlogov: 1. je zelo preprost in z njm ne delam nepotrebnih tehničnih težav ‘klicočemu’, 2. ‘klicoči’ ne potrebuje nobene registracije, saj mora le klikniti na povezavo in v brskalniku se izvede spletni klepet.

Zadeva se imenuje Google Talk Badge in je zastonj, povezavo potem lahko uporabiš v e-pošti ali na spletni strani (khm, poglej desno, pod mojo sliko ). Všeč mi je tudi, da je zraven povezave tudi ikona, ki nakazuje, ali sem trenutno povezan ali ne. Preverjeno deluje tudi z Google Apps. Sam sem si v službeni podpis dal tole dodatno vrstico:

V službi itak že uporabljamo instantne sporočilnike, tako da sem sodelavcem le izrazil željo, naj me, če se le da, kontaktirajo po MSN-ju. Tudi sam vedno poskusim porabiti sekundo za razmislek, ali lahko neko informacijo in željo sporočim kolegu po MSN-ju ali e-pošti. Vprašaj se: “je vredno prekiniti delovni proces sodelavca?” Odgovor na to vprašanje ti bo dal jasno vedeti, kakšen način komunikacije je najbolj primeren.

Za konec bi omenil še ‘uletavanje’ sodelavcev iz drugega prostora, ki lahko s kratkim vprašanjem pri tvoji mizi zadevo, ki bo vzela ‘samo sekundo’, razvlečejo na 15 ali 30 minut dolg pogovor. S takim načinom oba motita ljudi v istem prostoru, prav tako pa je bil tvoj delovni proces močno prekinjen – koliko časa boš potreboval, da prideš ‘nazaj notri’? Namesto takih pogovorov je veliko bolj primeren sestanek in ne stoječi klepeti sredi pisarne, ki vsem večinoma le krade čas.

e-pošta: E-pošto skoraj gotovo gledaš dnevno. In to večkrat. Morda celo prevečkrat. Pošlji si misel/idejo/opravilo na svojo e-pošto. Če gre za zadevo, povezano s službo, potem si opomnik pošlji na službeni e-naslov. Če gre za nakup novega televizorja LCD, si ga pošlji na domači e-naslov. Pošiljanje e-pošte prek telefona je prav tako čisto preprosto opravilo, tako tudi na poti ne boš pozabil pomembnih zadev.

žepna beležka: Preprosta majhna beležka je lahko vredna zlata (če ne to, je pa zelo praktična). Če nisi za visokotehnološke igrače, še ne pomeni, da ne moreš imeti sistema, ki bi deloval. Majhna beležka v žepu v kombinaciji s svinčnikom je odličen način za shranjevanje vseh informacij, ki bi ti ali ti bodo koristile kasneje. Za razlike od e-pošte, kjer si idejo pošlješ, moraš pri beležki redno gledati zapisano. Ko zapisno informacijo uporabiš v praksi, ali pa jo zapišeš drugam, vrzi popisane liste v koš in nadaljuj praznimi listi beležke.
Možnost je tudi, da si idejo zabeležiš v telefon, vendar pazi, da boš redno pregledoval zapisano.

evernote: Ko sem za računalnikom (kar je itak večina dneva), naletim na veliko informacij, ki bi mi morda kasneje koristile. Evernote je brezplačen program za zapiske, ki ima tako spletno kot namizno verzijo in je odličen pripomoček za vse zadeve, ki jih ta trenutek ne potrebuješ, a veš, da jih boš nekoč morda potreboval. Vsebuje hiter iskalnik, s katerim hitro najdeš stvari “za nazaj”. Samo o Evernotu bom več napisal v prihodnjem prispevku.

To je le nekaj predlogov za ‘nepozabljanje’ pomembnih informacij v tvojem življenju, ki niso edini ali popolni. Pomembno je, da najdeš sistem za beleženje, ki zate deluje, in ga redno uporabljaš. Imaš morda predlog? Zapiši ga v komentar!