Produktiven si – produktivnost, učinkovitost v življenju in na delovnem mestu

Kako uporabljam Evernote

Vsak dan srečam veliko informacij in zadev, ki bi jih rad shranil za kasneje ali za kar tako, “mogoče prav pride kasneje”. Imel sem cel kup načinov za shranjevanje informacij – pisal sem jih v telefon, na papirčke po mizah, v Google Notebook, Stickije, osnutke v Gmailu in fizične mape, polne takih ali drugačnih papirjev. Na krako: sistema ni bilo. Rešitev za ta problem sem našel pred nekaj meseci, ko sem v podcastu o računalništvu Mike Tech Show izvedel za Evernote.

Evernote je odličen program za zajemanje in urejanje zapiskov. Zapisek lahko pomeni besedilo, sliko, zvočni posnetek ali celo PDF (kot priponka zapiska). Ima odličen iskalnik, ki poleg iskanja po besedah (tudi znotraj PDF) išče tudi po besedah po sliki – naprimer poskenirane vizitke!

Glavni plusi, ki so me prepričali v uporabo, so: sinhronizacija med namizno in spletno različico programa, verzije za PC in MAC, odlična podpora za mobilnike (Windows Mobile, iPhone, mobilniku prilagojena spletna verzija) in super hitro iskanje po zapiskih. O lastnostih Evernota bi lahko še pisal, a prispevek ni namenjen temu. Naštel bom nekaj svojih načinov uporabe Evernota, ki ti bodo lahko prišli prav, če še ne veš, kako bi ga uporabljal ali pa še nisi prešel v način “tole gre lahko v Evernote”.

1. računi: Različne račune, ki jih prejmem, poskeniram in jih dam v Evernote. Tam jim dodam značke (tags) za olajšano iskanje za kasneje. Značka “neplačano” pride zelo prav.
2. karkoli: Katerakoli zadeva, ki mi pride pred oči, za katero se mi zdi, da bi jo morda potreboval kasneje. Trije kliki in zadeva je shranjena. Priporočam dobro poimenovanje zapiskov – vprašaj se “kaj bi iskal, če bi želel najti ta zapisek?”.
3. dnevnik: Dnevnik dogodkov, naj gre za službene ali osebne zadeve.
4. razglednice: Navadno poštno razglednico od prijatelja, ki je nočeš vreči v smeti, poskeniraj in shrani v Evernote. Sam sem si kreiral kategorijo zapiskov, namenjeno prav temu, imenovano “Spomini”, kamor shranim tudi voščilnice in sorodne zadeve.
5. osnutki: Ideje in osnutke za prispevke tega bloga. Tole pišem z enim očesom usmerjenim v okno Evernota.
6. zaznamki: Spletni zaznamki v Evernotu resda niso najbolj praktična zadeva, saj potrebuješ še spletni brskalnik, vendar jih lahko hitro najdeš ali shraniš za tisto “morda prav pride” varianto. Sam jih imam nekaj kar po skupinah, npr. spletne strani o dizajnu. Bodi prijazen do svojega Firefoxa in ga reši vseh “začasnih” zaznamkov.
7. miza: Poglej po mizi. Gotovo imaš kaj papirjev, ki ti ležijo tam že tri tedne, zato ker bodo enkrat prišli prav, vendar dobro veš, da trenutno nimajo kaj tam iskat. Poskeniraj, značkaj in shrani jih v Evernote.
8. sestanki: Povzetek sestanka, najsibodi v digitalni ali celulozni obliki, gre v Evernote. Predlagam, da si kreiraš značko “sestanki” za hitrejše iskanje.
9. mimogrede: Če prejmeš telefonski klic, ali pa ti, ko na polno delaš, kolega sporoči nekaj, kar si je vredno zapomniti, hitro odpri nov zapisek in shrani informacijo tja. Kadar se ti mudi, hitro zapiši sproti in uredi kasneje – predlagam, da za to uporabiš specifično kategorijo, npr. “Prejeto”, kamor vedno shraniš neurejene zapiske. Pazi, da jo dnevno pregledaš.
10. koda: Del programske kode, ki je uporaben za (večkratno uporabo) kasneje.
11. navodila: Navodila PDF za tiskalnike, kamere in podobno. Prej res ne vem, če sem jih sploh kje imel …
12. blogi: Prispevke blogov, ki bi jih rad prebral kasneje, shranim v Evernote. Dodatek za Firefox to opravilo poenostavi v en klik.
13. raziskovanje: Zadnjič sem brskal po spletu za novim žepnim fotoaparatom. Našel sem nekaj kandidatov in povezave do spletnih strani, kjer so bili ocenjeni, shranil v Evernote.
14. urniki: Včeraj se mi je začela nova sezona stepa in na prvem treningu smo prejeli listek z urnikom za celotno sezono. S telefonom sem urnik slikal in ga dal direktno v Evernote. Če tvoj telefon ne podpira Evernota kot aplikacije, lahko fotografijo pošlješ na poseben e-poštni naslov in slika se bo shranila v Evernote.
15. teren: Karkoli srečaš na terenu in bi ti kasneje lahko koristilo. Fotkaj kombi, na katerem je oglaševana neka storitev, ki te zanima, in jo pošlji direktno v Evernote, ali pa zapiši, kdaj dela tvoj zobozdravnik, ko si na obisku. Pomembno je le, da se spomniš, da imaš to možnost tudi na terenu in ne samo za računalnikom.

To je le nekaj načinov moje uporabe Evernota, vendar so možnosti neskončne.

Imaš kakšne predloge? Kako ti uporabljaš Evernote? Zapiši v komentar!

Nikoli ne pozabi ideje

Ideje, misli, opravila – mnogo zanimivih in uporabnih se jih spomnim takrat, ko se jim sploh ne morem posvetiti, ker že počnem nekaj drugega. Recimo, da sem na poti v službo in se spomnim, da moram stranki poslati e-pošto. Ali pa me med službo prešine ideja za nov prispevek. Če sem se kaj naučil o sebi, je to, da si nikakor ne znam zapomniti stvari. In če bi si mi jih tudi uspelo zapomniti, nimam zagotovila, da jih bom priklical ravno takrat, ko jih bom potreboval – če se spomnim, da moram poslati e-pošto stranki šele popoldan, ko sem že doma, to ni najbolj efektivno. V  nadaljevanju sem naštel nekaj načinov, ki jih poznam ali pa jih tudi redno uporabljam, da ideja ali pomembno opravilo ne gre v pozabo.

e-pošta: E-pošto skoraj gotovo gledaš dnevno. In to večkrat. Morda celo prevečkrat. Pošlji si misel/idejo/opravilo na svojo e-pošto. Če gre za zadevo, povezano s službo, potem si opomnik pošlji na službeni e-naslov. Če gre za nakup novega televizorja LCD, si ga pošlji na domači e-naslov. Pošiljanje e-pošte prek telefona je prav tako čisto preprosto opravilo, tako tudi na poti ne boš pozabil pomembnih zadev.

žepna beležka: Preprosta majhna beležka je lahko vredna zlata (če ne to, je pa zelo praktična). Če nisi za visokotehnološke igrače, še ne pomeni, da ne moreš imeti sistema, ki bi deloval. Majhna beležka v žepu v kombinaciji s svinčnikom je odličen način za shranjevanje vseh informacij, ki bi ti ali ti bodo koristile kasneje. Za razlike od e-pošte, kjer si idejo pošlješ, moraš pri beležki redno gledati zapisano. Ko zapisno informacijo uporabiš v praksi, ali pa jo zapišeš drugam, vrzi popisane liste v koš in nadaljuj praznimi listi beležke.
Možnost je tudi, da si idejo zabeležiš v telefon, vendar pazi, da boš redno pregledoval zapisano.

evernote: Ko sem za računalnikom (kar je itak večina dneva), naletim na veliko informacij, ki bi mi morda kasneje koristile. Evernote je brezplačen program za zapiske, ki ima tako spletno kot namizno verzijo in je odličen pripomoček za vse zadeve, ki jih ta trenutek ne potrebuješ, a veš, da jih boš nekoč morda potreboval. Vsebuje hiter iskalnik, s katerim hitro najdeš stvari “za nazaj”. Samo o Evernotu bom več napisal v prihodnjem prispevku.

To je le nekaj predlogov za ‘nepozabljanje’ pomembnih informacij v tvojem življenju, ki niso edini ali popolni. Pomembno je, da najdeš sistem za beleženje, ki zate deluje, in ga redno uporabljaš. Imaš morda predlog? Zapiši ga v komentar!