Produktiven si – produktivnost, učinkovitost v življenju in na delovnem mestu

Gmail Labs – Pošlji in arhiviraj

Ker je Gmail moj glavni in edini e-poštni odjemalec in ker je eno od zlatih pravil GTD-ja imeti prazen e-poštni nabiralnik (po angleško inbox zero), je naslednja funkcija v Labs zelo zelo praktična.

Najprej … kaj je Labs?

Ker je Google želel razširiti funkcije znotraj Gmaila in to narediti na uporabnikom prijazen način, so vse dodatne zadeve stlačili v takoimenovan Gmail Labs ali na kratko kar Labs. Tako so se zadnjih nekaj mesecev počasi dodajale funkcionalnosti, ki obsegajo vse od pozicije tabelce za oznake do dodatnih gumbov, ki jih Gmail privzeto nima.

Do funkcionalnosti znotraj Labs lahko prideš le, če imaš jezik nastavljen na ameriško ali britansko angleščino. Kot zanimivost naj dodam, da sem testiral, kaj se zgodi, če imam nekaj iz Labs vklopljeno in takrat preklopimo na slovenščino. Vse ostane funkcionalno in celo prevedeno je! Zaradi tega ugibam, da bo Labs kmalu uradno na voljo za vse jezike.

OK … kako vklopim Labs?

Če še nisi, najprej preklopi na ameriško ali britansko angleščino (Nastavitve > Jezik > English US ali UK > Shrani spremembe). Gmail se bo v celoti osvežil in nato boš na vrhu, zraven povezave Settings, videl majhno, zeleno laboratorijsko čašo – ta-daa, to je Labs.

Pošlji in arhiviraj

Sam vsako sporočilo, ki pade v e-poštni nabiralnik, arhiviram, izbrišem ali nanj odgovorim in ga potem arhiviram itd. Cilj je imeti e-poštni nabiralnik ves čas prazen in velikokrat se mi je zgodilo, da sem na neko e-pošto odgovoril in nato sporočilo arhiviral, saj ga nisem več potreboval. In to je pomenilo dvoje opravil. Pritisnil sem Pošlji, počakal, da se pošlje, in nato pritisnil Arhiviraj. Avtor te funkcije v Labs je imel enako zadrego, zato je spisal dodatno funkcijo, ki se angleško uradno imenuje Send & Archive. Sedaj je poleg gumba Pošlji tudi gumb Pošlji & Arhiviraj in tako lahko z enim klikom odgovorim na e-poštno sporočilo, hkrati pa je kompleten e-poštni pogovor arhiviran. Čudovito.

Labs, labs, labs

Če še ne poznaš Labs, ti predlagam da si jih ogledaš in poskusiš, kaj ti nudijo. O zanimivih in uporabnih dodatkih v Labs bom še pisal, saj se zadeve skoraj tedensko dopolnjujejo, poleg tega pa jih je trenutno že kar nekaj produktivnih, za katere me ‘matra’, da bi jih opisal.

David Allen predstavil novo knjigo (enourni intervju)

Avtor knjige Getting Things Done, David Allen, je pred kratkim izdal novo knjigo z naslovom Making It All Work. Knjiga je že na voljo na Amazonu, David pa jo je predstavil v centralni knjižnjici v Filadelfiji, kjer je nekaj časa namenil tudi vprašanjem bralcem. Poučen in zanimiv posnetek lahko poslušaš tukaj.

Intervju z Davidom Allenom

30-minutni intervju z avtorjem knjige Getting Things Done, Davidom Allenom:

Intervju je opravil Robert Scoble s portala Workfast.tv.

Launchy – hitreje ne gre

Pri delu z računalnikom uporabljam nemalo programov in večkrat na dan zaganjam različne aplikacije. Dokler je število programov na računalniku majhno, recimo, nekje do 20, jih ni težko najti: ali na namizju ali prek Hitrega zagona (tiste ikonice desno od gumba Start) ali pa prek Start -> Programi.

Kot pravemu multimedijcu se mi je v meniju Start programov nabralo že za več kot dve koloni, kar je skrajno nepraktično iz več razlogov. Četudi je seznam programov razvrščen po abecedi, pri takem številu vseeno potrebujem nekaj časa za iskanje, nekateri programi pa imajo namesto imena programa na prvem mestu ime založnika, kar še dodatno otežuje iskanje (recimo Adobe Photoshop in ne Photoshop).

Za programe, ki jih uporabljam pogosto, bi lahko uporabil bližnjice v orodni vrstici Hitri zagon ali pa bi imel bližnjice na namizju, vendar tega ne želim (iz dobrih razlogov, vsaj po mojem). Če imam ikone v vrstici Hitri zagon, mi jemljejo prostor v Opravilni vrstici, torej tam, kjer je vrstica že itak hudo polna od trenutno odprtih programov, zato nočem, da mi dodaten prostor jemljejo še ikone. Drug način so bližnjice na namizju, vendar jih tudi tukaj nočem, saj mi bodo jemale in smetile že tako zaseden prostor na namizju, poleg tega pa bi bilo treba vedno preklopiti na namizje, preden bi lahko nek program zagnal.

Najboljša rešitev za moj hitrozaganjanjeprogramovitis je majhna aplikacija z imenom Launchy. Gre za majhen program, ki ga zaženeš s kombinacijo tipk Alt+preslednica (seveda lahko bližnjico spremeniš v kaj drugega) in odpre se ti majhno okno. V okno napišeš ime programa, Launchy pa bo že med tipkanjem predlagal in poskusil uganiti, kaj iščeš.

Privzeto Launchy išče po vseh bližnjicah menija Start, kar pomeni, da lahko npr. poiščem Control Panel ali Notepad.  Poleg zelo kul sprotnega predlaganja programov se Launchy z vsakim zagonom nekega programa nauči, kaj sem tipkal in kateri program sem na koncu zagnal. Primer: ker pogosto zaganjam Firefox, mi Launchy že samo ob vpisu črke ‘F’ takoj predlaga Firefox, čeprav je polno ime programa Mozilla Fireofox in četudi bi imel npr. med programi še kakšnega, ki bi moral biti po abecedi prej, npr. ‘Farm Simulation’ (obljubim, da te simulacije nimam ).

Po želji Launchyju v katalog lahko dodaš tudi bližnjice do map ali le do določenih datotek (npr. vse wordove datoteke v Mojih dokumentih). Sam sem si ročno uredil bližnjice do map na datotečnem strežniku, ki jih pogosto obiskujem (aktivni projekti ipd.).

Program zelo priporočam, saj ti bo poleg nestresnega iskanja aplikacij omogočil tudi bolj tekoče delo, saj se ne boš več ustavljal pri doooolgem seznamu v meniju Start. Sam sem ga tako navadil, da že iz navade na tujih računalnikih razočarano pritiskam Alt+preslednica …

Namizje
Še kratek namig zate, ki ne zdržiš brez ikone za skok na namizje: kombinacija tipk Win+D te bo pripeljala direktno na namizje. (Tipka Win je tista med Ctrl in Alt, na kateri je logotip Windows.)

Konec sporočila = EOM

E-pošta se poleg pošiljanja dolgih sporočil uporablja tudi za krajša sporočila, npr. samo en kratek stavek. Kadar iz Gmaila pošlješ e-pošto, ki ne vsebuje sporočila, temveč le zadevo, te Gmail vpraša, ali naj pošlje sporočilo kljub temu, da je napisana le zadeva.

Temu se lahko izogneš tako, da na koncu zadeve napišeš EOM, kar stoji za “End of message” oz. “Konec sporočila”. Poleg tega, da ti ni bilo treba potrjevati Gmailovega dialoga, je prejemnik sporočila na drugi strani takoj videl tvoje sporočilo, ne da bi e-pošto tudi odprl, saj je bilo vse že napisano v zadevi. Prav zaradi tega razloga – hitrega sporočanja, je ta način uporaben pravzaprav za vsa taka sporočila, ne samo tista, poslana iz Gmaila.

Še kratek namig: EOM lahko napišeš tudi z malimi tiskanimi črkami, na delovanje Gmaila ne vpliva. Je pa res, da bo prejemnik vizualno lahko hitreje dojel, kaj so zadnje tri črke, če bodo napisane z velikimi tiskanimi črkami.

Vprašanje je samo, ali bo dovolj ljudi vedelo za EOM in ga tudi uporabljalo oz. razumelo in ali potrebujemo slovensko inačico?

Kako naj te kontaktirajo

Motnje so eden od glavnih sovražnikov učinkovitega dela. Saj veš, zen mirno skoncentrirano se boriš s trenutno nalogo, ko s sosednje mize zaslišiš “Nejc, a si poslal tisti faks?”. -”Kje, kaj, kakšen faks, e?!” Telefonski klici so še bolj nadležni, saj jih je težje ignorirati (pač zoprno zvonijo in ne vidijo mahanja z roko, da bi tisti trenutek rad mir).

Video z naslovom Time & Attention (hudo priporočam) mi je dal misliti. Moj čas je dragocen. Komunikacija je ne samo pomembna, ampak tudi nujna za normalno funkcioniranje v službi (in drugje), vendar pa: če je vse, kar delam, da komuniciram, potem mi ne ostane veliko časa, da karkoli sploh še naredim. Po ogledu videa sem prišel do zaključka, da moram ljudem, s katerimi delam in sem v dnevnih stikih, povedati, kako naj stopijo v stik z mano – v pisarni in tudi z oddaljene lokacije. Sistem ni popoln in nikoli ne bo, saj gre pri komunikaciji za človeški faktor in vedno bo nekdo, ki me bo našel po kanalih, ki mi niso najljubši in mi najbolj prekinejo delo. Prav tako pa tudi le en kanal ni primeren za vse vrste komunikacij.

V grobem so trije kanali, po katerih sem dosegljiv: v živo, po telefonu in po instantnih sporočilnikih/epošti. Od vseh treh na prvo dajem instatne sporočilnike à la MSN in Google Talk, saj omogočajo relativno hitro izmenjavo informacij brez grobe motnje, ko se običajno okno osebe, ki mi želi nekaj sporočiti, odpre v ozadju, v opravilni vrtici pa le nekajkrat utripne in nato ostane drugačne barve in s tem ostane jasno vidno, da me nekaj čaka. Zame nemoteče in še vedno hitro, saj lahko mirno zaključim s trenutnim delom in se nato lotim pogovora. Da bi ta način posredoval tudi ljudem, ki ne uporabljajo tega načina komunikacije (beri: uporabljajo telefon), sem si v službeni e-poštni podpis dal povezavo do instatnega sporočilnika, ki uporablja Google Talk. Odličen je zaradi dveh pomembnih razlogov: 1. je zelo preprost in z njm ne delam nepotrebnih tehničnih težav ‘klicočemu’, 2. ‘klicoči’ ne potrebuje nobene registracije, saj mora le klikniti na povezavo in v brskalniku se izvede spletni klepet.

Zadeva se imenuje Google Talk Badge in je zastonj, povezavo potem lahko uporabiš v e-pošti ali na spletni strani (khm, poglej desno, pod mojo sliko ). Všeč mi je tudi, da je zraven povezave tudi ikona, ki nakazuje, ali sem trenutno povezan ali ne. Preverjeno deluje tudi z Google Apps. Sam sem si v službeni podpis dal tole dodatno vrstico:

V službi itak že uporabljamo instantne sporočilnike, tako da sem sodelavcem le izrazil željo, naj me, če se le da, kontaktirajo po MSN-ju. Tudi sam vedno poskusim porabiti sekundo za razmislek, ali lahko neko informacijo in željo sporočim kolegu po MSN-ju ali e-pošti. Vprašaj se: “je vredno prekiniti delovni proces sodelavca?” Odgovor na to vprašanje ti bo dal jasno vedeti, kakšen način komunikacije je najbolj primeren.

Za konec bi omenil še ‘uletavanje’ sodelavcev iz drugega prostora, ki lahko s kratkim vprašanjem pri tvoji mizi zadevo, ki bo vzela ‘samo sekundo’, razvlečejo na 15 ali 30 minut dolg pogovor. S takim načinom oba motita ljudi v istem prostoru, prav tako pa je bil tvoj delovni proces močno prekinjen – koliko časa boš potreboval, da prideš ‘nazaj notri’? Namesto takih pogovorov je veliko bolj primeren sestanek in ne stoječi klepeti sredi pisarne, ki vsem večinoma le krade čas.

Kako uporabljam Evernote

Vsak dan srečam veliko informacij in zadev, ki bi jih rad shranil za kasneje ali za kar tako, “mogoče prav pride kasneje”. Imel sem cel kup načinov za shranjevanje informacij – pisal sem jih v telefon, na papirčke po mizah, v Google Notebook, Stickije, osnutke v Gmailu in fizične mape, polne takih ali drugačnih papirjev. Na krako: sistema ni bilo. Rešitev za ta problem sem našel pred nekaj meseci, ko sem v podcastu o računalništvu Mike Tech Show izvedel za Evernote.

Evernote je odličen program za zajemanje in urejanje zapiskov. Zapisek lahko pomeni besedilo, sliko, zvočni posnetek ali celo PDF (kot priponka zapiska). Ima odličen iskalnik, ki poleg iskanja po besedah (tudi znotraj PDF) išče tudi po besedah po sliki – naprimer poskenirane vizitke!

Glavni plusi, ki so me prepričali v uporabo, so: sinhronizacija med namizno in spletno različico programa, verzije za PC in MAC, odlična podpora za mobilnike (Windows Mobile, iPhone, mobilniku prilagojena spletna verzija) in super hitro iskanje po zapiskih. O lastnostih Evernota bi lahko še pisal, a prispevek ni namenjen temu. Naštel bom nekaj svojih načinov uporabe Evernota, ki ti bodo lahko prišli prav, če še ne veš, kako bi ga uporabljal ali pa še nisi prešel v način “tole gre lahko v Evernote”.

1. računi: Različne račune, ki jih prejmem, poskeniram in jih dam v Evernote. Tam jim dodam značke (tags) za olajšano iskanje za kasneje. Značka “neplačano” pride zelo prav.
2. karkoli: Katerakoli zadeva, ki mi pride pred oči, za katero se mi zdi, da bi jo morda potreboval kasneje. Trije kliki in zadeva je shranjena. Priporočam dobro poimenovanje zapiskov – vprašaj se “kaj bi iskal, če bi želel najti ta zapisek?”.
3. dnevnik: Dnevnik dogodkov, naj gre za službene ali osebne zadeve.
4. razglednice: Navadno poštno razglednico od prijatelja, ki je nočeš vreči v smeti, poskeniraj in shrani v Evernote. Sam sem si kreiral kategorijo zapiskov, namenjeno prav temu, imenovano “Spomini”, kamor shranim tudi voščilnice in sorodne zadeve.
5. osnutki: Ideje in osnutke za prispevke tega bloga. Tole pišem z enim očesom usmerjenim v okno Evernota.
6. zaznamki: Spletni zaznamki v Evernotu resda niso najbolj praktična zadeva, saj potrebuješ še spletni brskalnik, vendar jih lahko hitro najdeš ali shraniš za tisto “morda prav pride” varianto. Sam jih imam nekaj kar po skupinah, npr. spletne strani o dizajnu. Bodi prijazen do svojega Firefoxa in ga reši vseh “začasnih” zaznamkov.
7. miza: Poglej po mizi. Gotovo imaš kaj papirjev, ki ti ležijo tam že tri tedne, zato ker bodo enkrat prišli prav, vendar dobro veš, da trenutno nimajo kaj tam iskat. Poskeniraj, značkaj in shrani jih v Evernote.
8. sestanki: Povzetek sestanka, najsibodi v digitalni ali celulozni obliki, gre v Evernote. Predlagam, da si kreiraš značko “sestanki” za hitrejše iskanje.
9. mimogrede: Če prejmeš telefonski klic, ali pa ti, ko na polno delaš, kolega sporoči nekaj, kar si je vredno zapomniti, hitro odpri nov zapisek in shrani informacijo tja. Kadar se ti mudi, hitro zapiši sproti in uredi kasneje – predlagam, da za to uporabiš specifično kategorijo, npr. “Prejeto”, kamor vedno shraniš neurejene zapiske. Pazi, da jo dnevno pregledaš.
10. koda: Del programske kode, ki je uporaben za (večkratno uporabo) kasneje.
11. navodila: Navodila PDF za tiskalnike, kamere in podobno. Prej res ne vem, če sem jih sploh kje imel …
12. blogi: Prispevke blogov, ki bi jih rad prebral kasneje, shranim v Evernote. Dodatek za Firefox to opravilo poenostavi v en klik.
13. raziskovanje: Zadnjič sem brskal po spletu za novim žepnim fotoaparatom. Našel sem nekaj kandidatov in povezave do spletnih strani, kjer so bili ocenjeni, shranil v Evernote.
14. urniki: Včeraj se mi je začela nova sezona stepa in na prvem treningu smo prejeli listek z urnikom za celotno sezono. S telefonom sem urnik slikal in ga dal direktno v Evernote. Če tvoj telefon ne podpira Evernota kot aplikacije, lahko fotografijo pošlješ na poseben e-poštni naslov in slika se bo shranila v Evernote.
15. teren: Karkoli srečaš na terenu in bi ti kasneje lahko koristilo. Fotkaj kombi, na katerem je oglaševana neka storitev, ki te zanima, in jo pošlji direktno v Evernote, ali pa zapiši, kdaj dela tvoj zobozdravnik, ko si na obisku. Pomembno je le, da se spomniš, da imaš to možnost tudi na terenu in ne samo za računalnikom.

To je le nekaj načinov moje uporabe Evernota, vendar so možnosti neskončne.

Imaš kakšne predloge? Kako ti uporabljaš Evernote? Zapiši v komentar!

Nikoli ne pozabi ideje

Ideje, misli, opravila – mnogo zanimivih in uporabnih se jih spomnim takrat, ko se jim sploh ne morem posvetiti, ker že počnem nekaj drugega. Recimo, da sem na poti v službo in se spomnim, da moram stranki poslati e-pošto. Ali pa me med službo prešine ideja za nov prispevek. Če sem se kaj naučil o sebi, je to, da si nikakor ne znam zapomniti stvari. In če bi si mi jih tudi uspelo zapomniti, nimam zagotovila, da jih bom priklical ravno takrat, ko jih bom potreboval – če se spomnim, da moram poslati e-pošto stranki šele popoldan, ko sem že doma, to ni najbolj efektivno. V  nadaljevanju sem naštel nekaj načinov, ki jih poznam ali pa jih tudi redno uporabljam, da ideja ali pomembno opravilo ne gre v pozabo.

e-pošta: E-pošto skoraj gotovo gledaš dnevno. In to večkrat. Morda celo prevečkrat. Pošlji si misel/idejo/opravilo na svojo e-pošto. Če gre za zadevo, povezano s službo, potem si opomnik pošlji na službeni e-naslov. Če gre za nakup novega televizorja LCD, si ga pošlji na domači e-naslov. Pošiljanje e-pošte prek telefona je prav tako čisto preprosto opravilo, tako tudi na poti ne boš pozabil pomembnih zadev.

žepna beležka: Preprosta majhna beležka je lahko vredna zlata (če ne to, je pa zelo praktična). Če nisi za visokotehnološke igrače, še ne pomeni, da ne moreš imeti sistema, ki bi deloval. Majhna beležka v žepu v kombinaciji s svinčnikom je odličen način za shranjevanje vseh informacij, ki bi ti ali ti bodo koristile kasneje. Za razlike od e-pošte, kjer si idejo pošlješ, moraš pri beležki redno gledati zapisano. Ko zapisno informacijo uporabiš v praksi, ali pa jo zapišeš drugam, vrzi popisane liste v koš in nadaljuj praznimi listi beležke.
Možnost je tudi, da si idejo zabeležiš v telefon, vendar pazi, da boš redno pregledoval zapisano.

evernote: Ko sem za računalnikom (kar je itak večina dneva), naletim na veliko informacij, ki bi mi morda kasneje koristile. Evernote je brezplačen program za zapiske, ki ima tako spletno kot namizno verzijo in je odličen pripomoček za vse zadeve, ki jih ta trenutek ne potrebuješ, a veš, da jih boš nekoč morda potreboval. Vsebuje hiter iskalnik, s katerim hitro najdeš stvari “za nazaj”. Samo o Evernotu bom več napisal v prihodnjem prispevku.

To je le nekaj predlogov za ‘nepozabljanje’ pomembnih informacij v tvojem življenju, ki niso edini ali popolni. Pomembno je, da najdeš sistem za beleženje, ki zate deluje, in ga redno uporabljaš. Imaš morda predlog? Zapiši ga v komentar!