Produktiven si – produktivnost, učinkovitost v življenju in na delovnem mestu

Učinkovito e-poštanje

Količina e-pošte je lahko močno orodje ali ozko grlo dnevnih opravil. Pravilna (če lahko temu tako rečem) uporaba e-pošte vodi k boljši in hitrejši komunikaciji med obema stranema in tudi zmanjša količino poslanih sporočil. V prispevku sem poskusil združiti nekaj glavnih vodil za uspešno komunikacijo prek e-pošte.

Največ 5 stavkov

Pravilo je preprosto: ne več kot 5 stavkov v eni e-pošti. Sporočilo, kakršnokoli že je, oblikuj tako, da ne bo daljše od petih stavkov. Naj bo kratko in jedrnato. Prejemniku daj informacije, ki jih potrebuje, in odstrani nepotreben balast, ki bi morda jemal pozornost pri branju. V podpis e-pošte si lahko daš tudi povezavo do tega pravila.

Eno vprašanje

Poskusi napisati eno vprašanje v enem e-poštnem sporočilu. Če postaviš dve ali več vprašanj, se lahko zgodi, da ti bo prejemnik odgovoril le na eno in drugo spregledal. Nato boš moral poslati še eno sporočilo nazaj, da ga opomniš, da odgovori še na drugo …  Rešitev za več vprašanj je preprosta: oštevilči vprašanja. Pri uporabi točkastega seznama so vprašanja brez neke reference, so le tam, v seznamu. Z uporabo številk jih ‘klasificiraš’ in najverjetneje ti bo tudi prejemnik podal odgovore v enaki obliki. Primer:

1. Kakšen je časovni okvir za projekt?
2. Kdaj bo sestanek?
3. Kdo bo kuhal kavo?

Pogovor

Kadar se moraš z nekom pogovoriti ali razrešiti določeno situacijo, e-pošta morda ni najprimernejše orodje. Zadeva se lahko zavleče in se iz nečesa, za kar bi porabil 3 minute na telefonu, sprevrže v dolgo pošiljanje sporočil v obdobju nekaj dni. Preden začneš tipkati, premisli, ali je morda bolje dvigniti telefonsko slušalko ali celo sklicati sestanek.

Veliko besedila?

Kadar je 5 stavkov premalo za e-poštno sporočilo, gre za večjo zadevo, za katero bi bil morda dokument kot priponka boljša odločitev. V dokumentu je lahko tvoja glava in noga, prejemnik si jo lahko lažje natisne itd.

Zakaj prejemam to sporočilo?

Gotovo se ti je že zgodilo, da si prejel kopijo e-poštnega sporočila, a nisi imel pojma, za kaj gre. Tak pristop ni ravno učinkovit, saj moraš zdaj ti stopiti v stik s pošiljateljem za dodatno razlago. Ko sam pošiljaš taka sporočila, preveri ti dve točki: 1) bodo prejemniki kopij vedeli, za kaj gre?,  2) ali prejemniki kopij sploh želijo/morajo prejeti to sporočilo (nadrejeni verjetno ne bo navdušen, če bo prejel kopijo vsakega sporočila, ki ga pošlješ)?

Hiter odziv

Vsak od nas ima drugačen ritem dela, kar pomeni, da ljudje različno pogosto pregledujemo e-pošto. Nekateri dvakrat na dan, drugi vsakih 10 minut. Če nekomu pošlješ nujno e-pošto, za katero potrebuješ odgovor v 15 minutah, imaš precej možnosti, da tako hitrega odgovora preprosto ne boš dobil. V takih primerih je precej bolj smiselna uporaba telefona ali IM (Google Talk, MS Live Messenger, AIM …).

Še kakšna ideja?

Imaš drugačne izkušnje ali nasvet? Zapiši jih v komentar.

ReDo – digitalni kontrolni seznam

Vsak dan se srečujem z istimi opravili in vsako leto potrebujemo isto šaro za na morje. Pri takih majhnih projektih nam lahko delo zelo olajša kontrolni seznam, pri katerih gre za seznam opravil ali stvari, ki jih moramo opraviti ali vzeti, da bo nek projekt v celoti zaključen. O kontrolnih seznamih sem na kratko že pisal, tokrat pa predstavljam preprosto, a zelo uporabno aplikacijo za iPhone, ki se imenuje ReDo.

Strinjam se, da je na list napisan seznam lahko enako učinkovit, a ima tudi nekaj slabosti: listi se izgubijo in jemljejo prostor; ko list enkrat uporabiš, je z njim konec; ne omogoča takega kljukanja kot ga ReDo; vseh listov ne moreš nositi ves čas s seboj … vse našteto pri digitalnem kontrolnem seznamu, ki ga imaš vedno v žepu, odpade.

Kot že ime pove, gre za ponavljajoča opravila (redo – ang. ponovno narediti) in prav tu je glavna razlika med ReDo aplikacijo ter ostalimi  to-do aplikacijami. To-do aplikacije so namenjene opravilom, ki smo jih končali in jih ne ponavljamo. Le enkrat so na seznamu, nato letijo (in če je vse v redu, se ne vrnejo). Poleg vsega pa ne želim mešati seznama opravil s kontrolnimi seznami.

Na osnovni strani aplikacije je spisek kontrolnih seznamov.

Vsa opravila oz. stvari lahko razporejamo po poljubnem vrstnem redu in jih odkljukamo, ko smo jih opravili ali vzeli.

Odkljukana opravila se pomaknejo dol in nam omogočijo boljši pregled še odprtih nalog.

Če želimo narediti podoben kontrolni seznam, kot ga že imamo, lahko obstoječega prekopiramo in kasneje uredimo in popravimo.

Če aplikacijo zapremo, ko imamo nek kontrolni seznam odprt, se nam ob ikoni aplikacije pokaže značka s številko še ne opravljenih opravil.

Mnogo in različno dolgih seznamov opravil in reči ne moreš nositi v glavi in tukaj ti za ceno 0,79 € pomaga preprosta aplikacija ReDo, ki jo vsekakor priporočam in sem prepričan, da ti bo olajšala marsikateri manjši projekt ali potovanje.

7 načinov uporabe Evernota

Kaj je Evernote in kako ga uporabljam tudi sam sem že pisal, tokrat pa posredujem nekaj zanimivih načinov uporabe Evernota objavljenih na blogu Clever with words.

Seznam sprožilcev (službenih)

Enkrat ali tudi večkrat na teden je pomembno, da pogledaš na seznam svojih opravil in projektov. Seznam urediš, odstraniš končane naloge in vpišeš nova opravila. Ko opravljaš ta tedenski pregled, je pomembno, da napišeš vse nove naloge oz. take in drugačne informacije, ki jih nosiš v glavi. Tako si zbistriš misli in lahko z delom mirno nadaljuješ. Pri pisanju novih nalog ti lahko v pomoč pride seznam sprožilcev (ang. trigger list), pri katerem gre za splošen spisek stvari povezanih z delom, opravili, projekti in organizacijo. Pri branju sprožilcev gre za to, da ti sprožijo oz. te spomnijo na neko informacijo, ki bi jo sicer pozabil napisati.

Pripravil sem PDF dokument, kjer so napisani službeni sprožilci, torej taki, ki pridejo v glavnem v poštev na delovnem mestu. Sestavil sem ga iz več drugih seznamov, eden od njih je bil vzet tudi iz knjige Getting Things Done. Dokument obsega 3 strani, a sem prepričan, da ne vzame več kot 3 minute, da greš skozenj. Prav tako je prijazen tiskalniku.

Če v seznamu pogrešaš katerokoli zadevo, mi, prosim, pusti komentar in dokument bom z veseljem posodobil in ga dopolnil. V kratkem lahko pričakuješ še seznam sprožilcev namenjenih za domača opravila.

Seznam sprožilcev (službeni)

Pravilo dveh minut

Pravilo dveh minut (ang. two minute rule) je eno od najpreprostejših in hudo uporabnih vodil za učinkovito del. Gre pa takole …

Kadarkoli prejmeš novo nalogo, ki ti ne bo vzela več kot dve minuti, da jo dokončaš, jo naredi takoj.

Izziv, kajne? Štos je v tem, da bi ti vzelo več kot dve minuti časa, če bi nalogo procesiral in jo dal na seznam opravil, se nato vrnil k trenutnemu delu, jo kasneje privlekel na plano, se spomnil/dojel, ‘kaj to že je’, in se naloge lotil šele takrat. Poleg tega se ti taka kratka opravila ne bodo nabirala in se boš lahko z mirno vestjo posvečal večjim in pomembnejšim projektom.

69 nasvetov za uporabnike Maca

Na spletni strani Techradar.com so objavili seznam 69 nasvetov za hitrejše in lažje delo z Applovimi stroji.

Nasveti obsegajo vse od hitrejšega zaganjanje programov, iskanja datotek, uporabe koledarja do povezovanja z drugimi računalniki in še in še.

Preprost kontrolni seznam

Kontrolni seznam ali po angleško checklist, je zelo uporabna zadeva. Ideja kontrolnega seznama je imeti spisek stvari/opravil za ponavljajoče večje naloge, zato da vsakič, ko se lotiš istega mini projekta, ne razmišljaš ponovno o postopku, ki si ga že opravil. Na primer seznam nujnih programov, ki jih moraš namestiti na svež sistem ali pa spisek reči, ki jih moraš spakirati za na morje. Seveda pa nič ni narobe, če ga uporabiš kar za navaden nakupovalni seznam.

Res je, da tak seznam lahko narediš s pomočjo Worda, vendar je naslednja spletna storitev tako preprosta in hitra, da boš lahko naredil kompleten seznam, preden se bo Word sploh odprl.

Spletna stran Printable checklist, omogoča izdelavo kontrolnih seznamov za tiskanje. Dodaš naslov ter vpišeš vse kar spada v ta seznam (če boš videl na desni strani še vedno gumb OK, ga le klikni in bo izginil). Nato si že pripravljen na tiskanje, stran pa je toliko pametna, da tudi čisto spodnjega gumba Add item, ne natisne.

Da si boš lahko seznam natisnil tudi kasneje, priporočam, da ga shraniš kar v PDF (uporabiš Tiskaj > v PDF). Za to opravilo imaš na voljo več brezplačnih programov.

Uspešno kljukanje s kontrolnega seznama!

Vir RSS posodobljen

Če si na prispevke naročen prek vira RSS, prosim, posodobi svoj vir oz. ga zamenjaj z naslednjo povezavo:

http://feeds2.feedburner.com/produktiven

Če se morda še nisi spoznal z RSS, ne skrbi, v kratkem bom objavil prispevek na to temo. V primeru težav pa mi brez oklevanja pošlji e-pošto in zadevo bova rešila.

Kako GTD-ja David Allen

Gre za del iz serije You 2.o, dokumentarcu o trikih za življenje (lifehacking).

10 zelo uporabnih, a manj znanih bližnjic

Bližnjice oz. kombinacije tipk na tipkovnici ti lahko prihranijo veliko miškinih klikov in nepotrebnega skakanja roke z miške na tipkovnico in nazaj. Poleg tega pa ti bo zapestje hvaležno, da nimaš roke ves čas na miški. Naslednjih osem bližnjic je manj znanih, a zato niso nič manj učinkovite. Namenjene so uporabnikom okolja Windows, kljub temu pa nekatere veljajo tudi za uporabnike Maca.

1. Ctrl+Tab – preklapljanje med dokumenti znotraj programa
Kadar imaš v nekem programu odprtih več dokumentov, lahko med njimi preprosto preklapljaš s CTRL+TAB. Tako je na primer preklapljanje med slikami znotraj Photoshopa.

2. Win+E – odpre Raziskovalca oz. Windows Explorer
Dostop do datotek potrebuješ ves čas in tole je ultimativna bližnjica za odpiranje Raziskovalca.

3. Win+D – prikaže Namizje
Premalo znana bližnjica, ki ti jo hudo priporočam za dostop do namizja. Boli me, ko vidim uporabnike, ki pomanjšujejo tudi po 10 programov, da pridejo do namizja. Povej naprej!

4. Win+Pause/Break – odpre nastavitve Sistema oz. System properties
Za vse naprednejše uporabnike Windows je ta bližnjica neprecenljiva in veliko hitrejša kot dolga pot Start > Nadzorna plošča > Sistem, kajne?

5. Ctrl+Vračalka– zbriše vse znake levo od kurzorja do presledka
Pri tipkanju besedila se gotovo kdaj zatipkaš in takrat običajno pritiskaš vračalko (bolj znano kot backspace), da izbrišeš zatipkano besedo. Namesto držanja oz. pritiskanja vračalke to lahko storiš v trenutku s CTRL+Vračalka.

6. Ctrl+Del – zbriše vse znake desno od kurzorja do presledka
Ta je podobna prejšnji in naredi ravno obratno. Če želiš izbrisati besedo, ki je pred kurzorjem, preprosto uporabi CTRL+Del.

7. Alt+Enter – prikaže lastnosti izbranega predmeta
Kadar želiš pogledati lastnosti kakšne datoteke ali drugih predmetov, lahko namesto desni klik > Lastnosti to narediš tako, da izbereš datoteko in pritisneš ALT+Enter.

8. Preslednica – pomik za eno stran dol po spletni strani
Pri branju spletnih strani, katerih velikost je večja od velikosti zaslona, moraš uporabiti drsnik ali miškino kolešček. Pritisk na preslednico te bo premaknil nižje dol po strani za točno velikost tvojega zaslona.

9. Tab – pomik naprej po elementih okna
Okna so razdeljena na več elementov, kot so meni, vrstice za vnos podatkov, gumbi itd. Če se želiš premakniti z enega elementa na drugega, to lahko narediš s pritiskom na tipko Tab (nekateri ji rečejo tudi tabulator, to je tista nad CapsLock). Zadeva je zelo uporabna tudi na spletnih straneh pri vpisovanju podatkov v obrazce, od katerih pa najbolj izstopa vpisovanje v spletne storitve – vpišeš uporabniško ime, pritisneš Tab, vpišeš geslo in pritisneš Enter. Miška odpade.

10. Ctrl+Shift+Esc – odpre Upravitelja opravil oz. Task Manager
Še ena za naprednejše uporabnike oz. tiste, ki pogosto ‘ubijajo’ neodzivne programe, z njeno uporabo boš v trenutku odprl Upravitelja opravil. Morda se sprašuješ, zakaj nisem napisal kar Ctrl+Alt+Del. Problem je v tem, da Ctrl+Alt+Del pod določenimi pogoji (odvisno od konfiguracija sistema) ne odpre Upravitelja opravil, medtem ko je bližnjica Ctrl+Shift+Esc namenjen izključno temu. Pa tudi bolj praktična je, saj jo lahko izvedeš samo z levo roko.