Produktiven si – produktivnost, učinkovitost v življenju in na delovnem mestu

Seznam sprožilcev (službenih)

Enkrat ali tudi večkrat na teden je pomembno, da pogledaš na seznam svojih opravil in projektov. Seznam urediš, odstraniš končane naloge in vpišeš nova opravila. Ko opravljaš ta tedenski pregled, je pomembno, da napišeš vse nove naloge oz. take in drugačne informacije, ki jih nosiš v glavi. Tako si zbistriš misli in lahko z delom mirno nadaljuješ. Pri pisanju novih nalog ti lahko v pomoč pride seznam sprožilcev (ang. trigger list), pri katerem gre za splošen spisek stvari povezanih z delom, opravili, projekti in organizacijo. Pri branju sprožilcev gre za to, da ti sprožijo oz. te spomnijo na neko informacijo, ki bi jo sicer pozabil napisati.

Pripravil sem PDF dokument, kjer so napisani službeni sprožilci, torej taki, ki pridejo v glavnem v poštev na delovnem mestu. Sestavil sem ga iz več drugih seznamov, eden od njih je bil vzet tudi iz knjige Getting Things Done. Dokument obsega 3 strani, a sem prepričan, da ne vzame več kot 3 minute, da greš skozenj. Prav tako je prijazen tiskalniku.

Če v seznamu pogrešaš katerokoli zadevo, mi, prosim, pusti komentar in dokument bom z veseljem posodobil in ga dopolnil. V kratkem lahko pričakuješ še seznam sprožilcev namenjenih za domača opravila.

Seznam sprožilcev (službeni)

Pravilo dveh minut

Pravilo dveh minut (ang. two minute rule) je eno od najpreprostejših in hudo uporabnih vodil za učinkovito del. Gre pa takole …

Kadarkoli prejmeš novo nalogo, ki ti ne bo vzela več kot dve minuti, da jo dokončaš, jo naredi takoj.

Izziv, kajne? Štos je v tem, da bi ti vzelo več kot dve minuti časa, če bi nalogo procesiral in jo dal na seznam opravil, se nato vrnil k trenutnemu delu, jo kasneje privlekel na plano, se spomnil/dojel, ‘kaj to že je’, in se naloge lotil šele takrat. Poleg tega se ti taka kratka opravila ne bodo nabirala in se boš lahko z mirno vestjo posvečal večjim in pomembnejšim projektom.

69 nasvetov za uporabnike Maca

Na spletni strani Techradar.com so objavili seznam 69 nasvetov za hitrejše in lažje delo z Applovimi stroji.

Nasveti obsegajo vse od hitrejšega zaganjanje programov, iskanja datotek, uporabe koledarja do povezovanja z drugimi računalniki in še in še.

Preprost kontrolni seznam

Kontrolni seznam ali po angleško checklist, je zelo uporabna zadeva. Ideja kontrolnega seznama je imeti spisek stvari/opravil za ponavljajoče večje naloge, zato da vsakič, ko se lotiš istega mini projekta, ne razmišljaš ponovno o postopku, ki si ga že opravil. Na primer seznam nujnih programov, ki jih moraš namestiti na svež sistem ali pa spisek reči, ki jih moraš spakirati za na morje. Seveda pa nič ni narobe, če ga uporabiš kar za navaden nakupovalni seznam.

Res je, da tak seznam lahko narediš s pomočjo Worda, vendar je naslednja spletna storitev tako preprosta in hitra, da boš lahko naredil kompleten seznam, preden se bo Word sploh odprl.

Spletna stran Printable checklist, omogoča izdelavo kontrolnih seznamov za tiskanje. Dodaš naslov ter vpišeš vse kar spada v ta seznam (če boš videl na desni strani še vedno gumb OK, ga le klikni in bo izginil). Nato si že pripravljen na tiskanje, stran pa je toliko pametna, da tudi čisto spodnjega gumba Add item, ne natisne.

Da si boš lahko seznam natisnil tudi kasneje, priporočam, da ga shraniš kar v PDF (uporabiš Tiskaj > v PDF). Za to opravilo imaš na voljo več brezplačnih programov.

Uspešno kljukanje s kontrolnega seznama!

Vir RSS posodobljen

Če si na prispevke naročen prek vira RSS, prosim, posodobi svoj vir oz. ga zamenjaj z naslednjo povezavo:

http://feeds2.feedburner.com/produktiven

Če se morda še nisi spoznal z RSS, ne skrbi, v kratkem bom objavil prispevek na to temo. V primeru težav pa mi brez oklevanja pošlji e-pošto in zadevo bova rešila.

Kako GTD-ja David Allen

Gre za del iz serije You 2.o, dokumentarcu o trikih za življenje (lifehacking).

10 zelo uporabnih, a manj znanih bližnjic

Bližnjice oz. kombinacije tipk na tipkovnici ti lahko prihranijo veliko miškinih klikov in nepotrebnega skakanja roke z miške na tipkovnico in nazaj. Poleg tega pa ti bo zapestje hvaležno, da nimaš roke ves čas na miški. Naslednjih osem bližnjic je manj znanih, a zato niso nič manj učinkovite. Namenjene so uporabnikom okolja Windows, kljub temu pa nekatere veljajo tudi za uporabnike Maca.

1. Ctrl+Tab – preklapljanje med dokumenti znotraj programa
Kadar imaš v nekem programu odprtih več dokumentov, lahko med njimi preprosto preklapljaš s CTRL+TAB. Tako je na primer preklapljanje med slikami znotraj Photoshopa.

2. Win+E – odpre Raziskovalca oz. Windows Explorer
Dostop do datotek potrebuješ ves čas in tole je ultimativna bližnjica za odpiranje Raziskovalca.

3. Win+D – prikaže Namizje
Premalo znana bližnjica, ki ti jo hudo priporočam za dostop do namizja. Boli me, ko vidim uporabnike, ki pomanjšujejo tudi po 10 programov, da pridejo do namizja. Povej naprej!

4. Win+Pause/Break – odpre nastavitve Sistema oz. System properties
Za vse naprednejše uporabnike Windows je ta bližnjica neprecenljiva in veliko hitrejša kot dolga pot Start > Nadzorna plošča > Sistem, kajne?

5. Ctrl+Vračalka– zbriše vse znake levo od kurzorja do presledka
Pri tipkanju besedila se gotovo kdaj zatipkaš in takrat običajno pritiskaš vračalko (bolj znano kot backspace), da izbrišeš zatipkano besedo. Namesto držanja oz. pritiskanja vračalke to lahko storiš v trenutku s CTRL+Vračalka.

6. Ctrl+Del – zbriše vse znake desno od kurzorja do presledka
Ta je podobna prejšnji in naredi ravno obratno. Če želiš izbrisati besedo, ki je pred kurzorjem, preprosto uporabi CTRL+Del.

7. Alt+Enter – prikaže lastnosti izbranega predmeta
Kadar želiš pogledati lastnosti kakšne datoteke ali drugih predmetov, lahko namesto desni klik > Lastnosti to narediš tako, da izbereš datoteko in pritisneš ALT+Enter.

8. Preslednica – pomik za eno stran dol po spletni strani
Pri branju spletnih strani, katerih velikost je večja od velikosti zaslona, moraš uporabiti drsnik ali miškino kolešček. Pritisk na preslednico te bo premaknil nižje dol po strani za točno velikost tvojega zaslona.

9. Tab – pomik naprej po elementih okna
Okna so razdeljena na več elementov, kot so meni, vrstice za vnos podatkov, gumbi itd. Če se želiš premakniti z enega elementa na drugega, to lahko narediš s pritiskom na tipko Tab (nekateri ji rečejo tudi tabulator, to je tista nad CapsLock). Zadeva je zelo uporabna tudi na spletnih straneh pri vpisovanju podatkov v obrazce, od katerih pa najbolj izstopa vpisovanje v spletne storitve – vpišeš uporabniško ime, pritisneš Tab, vpišeš geslo in pritisneš Enter. Miška odpade.

10. Ctrl+Shift+Esc – odpre Upravitelja opravil oz. Task Manager
Še ena za naprednejše uporabnike oz. tiste, ki pogosto ‘ubijajo’ neodzivne programe, z njeno uporabo boš v trenutku odprl Upravitelja opravil. Morda se sprašuješ, zakaj nisem napisal kar Ctrl+Alt+Del. Problem je v tem, da Ctrl+Alt+Del pod določenimi pogoji (odvisno od konfiguracija sistema) ne odpre Upravitelja opravil, medtem ko je bližnjica Ctrl+Shift+Esc namenjen izključno temu. Pa tudi bolj praktična je, saj jo lahko izvedeš samo z levo roko.

Gmail Labs – Pošlji in arhiviraj

Ker je Gmail moj glavni in edini e-poštni odjemalec in ker je eno od zlatih pravil GTD-ja imeti prazen e-poštni nabiralnik (po angleško inbox zero), je naslednja funkcija v Labs zelo zelo praktična.

Najprej … kaj je Labs?

Ker je Google želel razširiti funkcije znotraj Gmaila in to narediti na uporabnikom prijazen način, so vse dodatne zadeve stlačili v takoimenovan Gmail Labs ali na kratko kar Labs. Tako so se zadnjih nekaj mesecev počasi dodajale funkcionalnosti, ki obsegajo vse od pozicije tabelce za oznake do dodatnih gumbov, ki jih Gmail privzeto nima.

Do funkcionalnosti znotraj Labs lahko prideš le, če imaš jezik nastavljen na ameriško ali britansko angleščino. Kot zanimivost naj dodam, da sem testiral, kaj se zgodi, če imam nekaj iz Labs vklopljeno in takrat preklopimo na slovenščino. Vse ostane funkcionalno in celo prevedeno je! Zaradi tega ugibam, da bo Labs kmalu uradno na voljo za vse jezike.

OK … kako vklopim Labs?

Če še nisi, najprej preklopi na ameriško ali britansko angleščino (Nastavitve > Jezik > English US ali UK > Shrani spremembe). Gmail se bo v celoti osvežil in nato boš na vrhu, zraven povezave Settings, videl majhno, zeleno laboratorijsko čašo – ta-daa, to je Labs.

Pošlji in arhiviraj

Sam vsako sporočilo, ki pade v e-poštni nabiralnik, arhiviram, izbrišem ali nanj odgovorim in ga potem arhiviram itd. Cilj je imeti e-poštni nabiralnik ves čas prazen in velikokrat se mi je zgodilo, da sem na neko e-pošto odgovoril in nato sporočilo arhiviral, saj ga nisem več potreboval. In to je pomenilo dvoje opravil. Pritisnil sem Pošlji, počakal, da se pošlje, in nato pritisnil Arhiviraj. Avtor te funkcije v Labs je imel enako zadrego, zato je spisal dodatno funkcijo, ki se angleško uradno imenuje Send & Archive. Sedaj je poleg gumba Pošlji tudi gumb Pošlji & Arhiviraj in tako lahko z enim klikom odgovorim na e-poštno sporočilo, hkrati pa je kompleten e-poštni pogovor arhiviran. Čudovito.

Labs, labs, labs

Če še ne poznaš Labs, ti predlagam da si jih ogledaš in poskusiš, kaj ti nudijo. O zanimivih in uporabnih dodatkih v Labs bom še pisal, saj se zadeve skoraj tedensko dopolnjujejo, poleg tega pa jih je trenutno že kar nekaj produktivnih, za katere me ‘matra’, da bi jih opisal.

David Allen predstavil novo knjigo (enourni intervju)

Avtor knjige Getting Things Done, David Allen, je pred kratkim izdal novo knjigo z naslovom Making It All Work. Knjiga je že na voljo na Amazonu, David pa jo je predstavil v centralni knjižnjici v Filadelfiji, kjer je nekaj časa namenil tudi vprašanjem bralcem. Poučen in zanimiv posnetek lahko poslušaš tukaj.

Intervju z Davidom Allenom

30-minutni intervju z avtorjem knjige Getting Things Done, Davidom Allenom:

Intervju je opravil Robert Scoble s portala Workfast.tv.