Produktiven si – produktivnost, učinkovitost v življenju in na delovnem mestu

Hitro iskanje v Firefoxu

Hitro iskanje v brskalnikih je preprosto – kombinacija tipk CTRL+F odpre iskalno polje, vpišeš ključne besede, taaa-daaa. A vendar obstaja še hitrejši način …

Firefox ima posebno nastavitev, ki omogoči iskanje po strani takoj, ko začneš tipkati. Greš v meni Orodja > Možnosti > Napredno > zavihek Splošno > in odkljukaš “Ko začnem tipkati, začni iskati”. To je to.

Nastavitev je edino nepraktična oz. ne deluje na kakšnih straneh (npr. Gmail), ki izkoriščajo tipke kot bližnjice za same funkcionalnosti spletne strani.

Ideja za manj avtomobilov v Ljubljani

Sledeči zapis je malo drugačen od ostalih, a še vedno spada v isti koš, ker manj gneče pomeni hitrejšo vožjo, hitrejša vožnja pa pomeni manj porabljenega časa (in tudi živcev).

Gneča na cesti v Ljubljani ni posledica števila prebivalcev, temveč števila avtomobilov na cestah. Problem je namreč v tem, da je večinoma v avtu le ena oseba – voznik. Formula je preprosta:
več ljudi v enem avtu = manj avtomobilov na cestah.

Rešitev imamo, kako pa zdaj spraviti več ljudi v en avto? Preprosto: vožnja bi morala biti cenejša od mestnega prometa, vozniki pa bi prejeli nekakšne ugodnosti za prevoz ostalih. Ker bi bilo potrebna evidenca prevoženih, bi vsak moral imeti nekakšno kartico za identifikacijo. Ah, ko bi le obstajala kakšna enotna kartica za mestni promet … jo že imamo – Urbana!

Voznik bi imel v avtu napravo, prek katere bi se vsak potnik z Urbano ‘prijavil’, da je vstopil v avto. Naprava bi imela GPS in število kilometrov sopotnika bi se pisalo v evidenco voznika. Ob izstopu iz avta bi se prevoženi ‘odjavil’, vtipkati pa bi moral še PIN in tako potrdil vožnjo (v primeru, da je kartica ukradena, voznik ne more goljufati in nabijati kilometrov). Vozniku bi se kilometri potnikov pretvorili v dobroimetje na Urbani ali pa morda tudi v kakšne popuste na bencinskih črpalkah (če je to sploh mogoče) ali pri registraciji vozila …

Če še malo razmišljam dalje: vozniki takega sistema bi svoj avto ustrezno označili s kakšno nalepko za hitro prepoznavnost (morda tudi cilj vožnje), kompleten sistem se lahko aplicira na celotno Slovenijo, morda celo Evropo, poleg gneče bi se zmanjšal tudi letni izpust CO2 …

Morda je izvedljivo, morda ne … bi bilo pa vredno poskusit.

GTD graf – ozadje namizja (wallpaper)

Da ne pozabiš GTD postopka, sem pripravil GTD graf za ozadje namizja, tako da ga boš lahko imel vedno pred sabo (oz. vsaj takrat, ko boš na namizju računalnika). GTD grafov je na spletu kar nekaj, a so vsi v angleščini, zato sem se odločil, da slovensko verzijo naredim kar sam.

Spodaj je nekaj verzij pripravljenih za različne ločljivosti monitorja.
(Če manjka tvoja ločljivost, mi napiši, in potrudil se bom, da jo dodam med ostale.)

Posodobitev: na voljo je tudi verzija za tiskanje.

1024×768 | 1280×800 | 1280×1024 | 1680×1050 | 1600×1200

Učinkovito e-poštanje

Količina e-pošte je lahko močno orodje ali ozko grlo dnevnih opravil. Pravilna (če lahko temu tako rečem) uporaba e-pošte vodi k boljši in hitrejši komunikaciji med obema stranema in tudi zmanjša količino poslanih sporočil. V prispevku sem poskusil združiti nekaj glavnih vodil za uspešno komunikacijo prek e-pošte.

Največ 5 stavkov

Pravilo je preprosto: ne več kot 5 stavkov v eni e-pošti. Sporočilo, kakršnokoli že je, oblikuj tako, da ne bo daljše od petih stavkov. Naj bo kratko in jedrnato. Prejemniku daj informacije, ki jih potrebuje, in odstrani nepotreben balast, ki bi morda jemal pozornost pri branju. V podpis e-pošte si lahko daš tudi povezavo do tega pravila.

Eno vprašanje

Poskusi napisati eno vprašanje v enem e-poštnem sporočilu. Če postaviš dve ali več vprašanj, se lahko zgodi, da ti bo prejemnik odgovoril le na eno in drugo spregledal. Nato boš moral poslati še eno sporočilo nazaj, da ga opomniš, da odgovori še na drugo …  Rešitev za več vprašanj je preprosta: oštevilči vprašanja. Pri uporabi točkastega seznama so vprašanja brez neke reference, so le tam, v seznamu. Z uporabo številk jih ‘klasificiraš’ in najverjetneje ti bo tudi prejemnik podal odgovore v enaki obliki. Primer:

1. Kakšen je časovni okvir za projekt?
2. Kdaj bo sestanek?
3. Kdo bo kuhal kavo?

Pogovor

Kadar se moraš z nekom pogovoriti ali razrešiti določeno situacijo, e-pošta morda ni najprimernejše orodje. Zadeva se lahko zavleče in se iz nečesa, za kar bi porabil 3 minute na telefonu, sprevrže v dolgo pošiljanje sporočil v obdobju nekaj dni. Preden začneš tipkati, premisli, ali je morda bolje dvigniti telefonsko slušalko ali celo sklicati sestanek.

Veliko besedila?

Kadar je 5 stavkov premalo za e-poštno sporočilo, gre za večjo zadevo, za katero bi bil morda dokument kot priponka boljša odločitev. V dokumentu je lahko tvoja glava in noga, prejemnik si jo lahko lažje natisne itd.

Zakaj prejemam to sporočilo?

Gotovo se ti je že zgodilo, da si prejel kopijo e-poštnega sporočila, a nisi imel pojma, za kaj gre. Tak pristop ni ravno učinkovit, saj moraš zdaj ti stopiti v stik s pošiljateljem za dodatno razlago. Ko sam pošiljaš taka sporočila, preveri ti dve točki: 1) bodo prejemniki kopij vedeli, za kaj gre?,  2) ali prejemniki kopij sploh želijo/morajo prejeti to sporočilo (nadrejeni verjetno ne bo navdušen, če bo prejel kopijo vsakega sporočila, ki ga pošlješ)?

Hiter odziv

Vsak od nas ima drugačen ritem dela, kar pomeni, da ljudje različno pogosto pregledujemo e-pošto. Nekateri dvakrat na dan, drugi vsakih 10 minut. Če nekomu pošlješ nujno e-pošto, za katero potrebuješ odgovor v 15 minutah, imaš precej možnosti, da tako hitrega odgovora preprosto ne boš dobil. V takih primerih je precej bolj smiselna uporaba telefona ali IM (Google Talk, MS Live Messenger, AIM …).

Še kakšna ideja?

Imaš drugačne izkušnje ali nasvet? Zapiši jih v komentar.

ReDo – digitalni kontrolni seznam

Vsak dan se srečujem z istimi opravili in vsako leto potrebujemo isto šaro za na morje. Pri takih majhnih projektih nam lahko delo zelo olajša kontrolni seznam, pri katerih gre za seznam opravil ali stvari, ki jih moramo opraviti ali vzeti, da bo nek projekt v celoti zaključen. O kontrolnih seznamih sem na kratko že pisal, tokrat pa predstavljam preprosto, a zelo uporabno aplikacijo za iPhone, ki se imenuje ReDo.

Strinjam se, da je na list napisan seznam lahko enako učinkovit, a ima tudi nekaj slabosti: listi se izgubijo in jemljejo prostor; ko list enkrat uporabiš, je z njim konec; ne omogoča takega kljukanja kot ga ReDo; vseh listov ne moreš nositi ves čas s seboj … vse našteto pri digitalnem kontrolnem seznamu, ki ga imaš vedno v žepu, odpade.

Kot že ime pove, gre za ponavljajoča opravila (redo – ang. ponovno narediti) in prav tu je glavna razlika med ReDo aplikacijo ter ostalimi  to-do aplikacijami. To-do aplikacije so namenjene opravilom, ki smo jih končali in jih ne ponavljamo. Le enkrat so na seznamu, nato letijo (in če je vse v redu, se ne vrnejo). Poleg vsega pa ne želim mešati seznama opravil s kontrolnimi seznami.

Na osnovni strani aplikacije je spisek kontrolnih seznamov.

Vsa opravila oz. stvari lahko razporejamo po poljubnem vrstnem redu in jih odkljukamo, ko smo jih opravili ali vzeli.

Odkljukana opravila se pomaknejo dol in nam omogočijo boljši pregled še odprtih nalog.

Če želimo narediti podoben kontrolni seznam, kot ga že imamo, lahko obstoječega prekopiramo in kasneje uredimo in popravimo.

Če aplikacijo zapremo, ko imamo nek kontrolni seznam odprt, se nam ob ikoni aplikacije pokaže značka s številko še ne opravljenih opravil.

Mnogo in različno dolgih seznamov opravil in reči ne moreš nositi v glavi in tukaj ti za ceno 0,79 € pomaga preprosta aplikacija ReDo, ki jo vsekakor priporočam in sem prepričan, da ti bo olajšala marsikateri manjši projekt ali potovanje.

7 načinov uporabe Evernota

Kaj je Evernote in kako ga uporabljam tudi sam sem že pisal, tokrat pa posredujem nekaj zanimivih načinov uporabe Evernota objavljenih na blogu Clever with words.

Seznam sprožilcev (službenih)

Enkrat ali tudi večkrat na teden je pomembno, da pogledaš na seznam svojih opravil in projektov. Seznam urediš, odstraniš končane naloge in vpišeš nova opravila. Ko opravljaš ta tedenski pregled, je pomembno, da napišeš vse nove naloge oz. take in drugačne informacije, ki jih nosiš v glavi. Tako si zbistriš misli in lahko z delom mirno nadaljuješ. Pri pisanju novih nalog ti lahko v pomoč pride seznam sprožilcev (ang. trigger list), pri katerem gre za splošen spisek stvari povezanih z delom, opravili, projekti in organizacijo. Pri branju sprožilcev gre za to, da ti sprožijo oz. te spomnijo na neko informacijo, ki bi jo sicer pozabil napisati.

Pripravil sem PDF dokument, kjer so napisani službeni sprožilci, torej taki, ki pridejo v glavnem v poštev na delovnem mestu. Sestavil sem ga iz več drugih seznamov, eden od njih je bil vzet tudi iz knjige Getting Things Done. Dokument obsega 3 strani, a sem prepričan, da ne vzame več kot 3 minute, da greš skozenj. Prav tako je prijazen tiskalniku.

Če v seznamu pogrešaš katerokoli zadevo, mi, prosim, pusti komentar in dokument bom z veseljem posodobil in ga dopolnil. V kratkem lahko pričakuješ še seznam sprožilcev namenjenih za domača opravila.

Seznam sprožilcev (službeni)

Pravilo dveh minut

Pravilo dveh minut (ang. two minute rule) je eno od najpreprostejših in hudo uporabnih vodil za učinkovito del. Gre pa takole …

Kadarkoli prejmeš novo nalogo, ki ti ne bo vzela več kot dve minuti, da jo dokončaš, jo naredi takoj.

Izziv, kajne? Štos je v tem, da bi ti vzelo več kot dve minuti časa, če bi nalogo procesiral in jo dal na seznam opravil, se nato vrnil k trenutnemu delu, jo kasneje privlekel na plano, se spomnil/dojel, ‘kaj to že je’, in se naloge lotil šele takrat. Poleg tega se ti taka kratka opravila ne bodo nabirala in se boš lahko z mirno vestjo posvečal večjim in pomembnejšim projektom.

69 nasvetov za uporabnike Maca

Na spletni strani Techradar.com so objavili seznam 69 nasvetov za hitrejše in lažje delo z Applovimi stroji.

Nasveti obsegajo vse od hitrejšega zaganjanje programov, iskanja datotek, uporabe koledarja do povezovanja z drugimi računalniki in še in še.

Preprost kontrolni seznam

Kontrolni seznam ali po angleško checklist, je zelo uporabna zadeva. Ideja kontrolnega seznama je imeti spisek stvari/opravil za ponavljajoče večje naloge, zato da vsakič, ko se lotiš istega mini projekta, ne razmišljaš ponovno o postopku, ki si ga že opravil. Na primer seznam nujnih programov, ki jih moraš namestiti na svež sistem ali pa spisek reči, ki jih moraš spakirati za na morje. Seveda pa nič ni narobe, če ga uporabiš kar za navaden nakupovalni seznam.

Res je, da tak seznam lahko narediš s pomočjo Worda, vendar je naslednja spletna storitev tako preprosta in hitra, da boš lahko naredil kompleten seznam, preden se bo Word sploh odprl.

Spletna stran Printable checklist, omogoča izdelavo kontrolnih seznamov za tiskanje. Dodaš naslov ter vpišeš vse kar spada v ta seznam (če boš videl na desni strani še vedno gumb OK, ga le klikni in bo izginil). Nato si že pripravljen na tiskanje, stran pa je toliko pametna, da tudi čisto spodnjega gumba Add item, ne natisne.

Da si boš lahko seznam natisnil tudi kasneje, priporočam, da ga shraniš kar v PDF (uporabiš Tiskaj > v PDF). Za to opravilo imaš na voljo več brezplačnih programov.

Uspešno kljukanje s kontrolnega seznama!