Že dolgo sem razmišljal o polnilni postaji, ki bi čim bolj skrila kable in ki bi bila čim bolj praktična in preprosta za izdelavo. Najprej sem razmišljal o kakšni škatli iz kartona ali plastike, kateri bi potem izrezal reže za kable in razdelilec.

Danes sem v merkurju naletel na simpatične košare iz mehkejšega materiala, ki so mi takoj dale idejo in nadomestile idejo o škatli. Zaradi svoje prepletene strukture ničesar ni treba rezati, saj lahko priključke porineš skozi reže košare. Ko je priključek enkrat skozi, se reža počasi zapre in stisne kabel, kar prepreči priključku, da bi padel nazaj notri.

Cena razdelilca je bila 5,30 €, košare pa 1,69 €, kar znese 7,99 €. Če imaš primeren razdelilec že doma, prideš skozi še ceneje.

1. iz žepa sem potegnil svoj iPhone,
2. zagnal Evernote,
3. poiskal en račun od T2 (vse račune imam poskenirane),
4. prijazno osebno bančnico vprašal za njen službeni e-poštni naslov,
5. poslal račun,
6. uredil trajnik in izpadel kul.

Evernote je aplikacija in spletno orodje, ki ti omogoča, da imaš svoje zapiske/dokumente/datoteke vedno na voljo, kjerkoli si, saj je vse shranjeno v oblaku (na strežnikih nekje v ZDA oz. lokalno na računalnikih, kjer imaš Evernote nameščen).

Zame je Evernote postal že eno tistih orodji, brez katerih bi težko shajal. Notri shranim vse, česar ne morem nositi v glavi, in kot rečejo pri Evernoteu, so to res moji zunanji možgani. Za kaj vse ga uporabljam, si lahko prebereš v enem od mojih prejšnjih prispevkov.

Največ 5 stavkov

Pravilo je preprosto: ne več kot 5 stavkov v eni e-pošti. Sporočilo, kakršnokoli že je, oblikuj tako, da ne bo daljše od petih stavkov. Naj bo kratko in jedrnato. Prejemniku daj informacije, ki jih potrebuje, in odstrani nepotreben balast, ki bi morda jemal pozornost pri branju. V podpis e-pošte si lahko daš tudi povezavo do tega pravila.

Eno vprašanje

Poskusi napisati eno vprašanje v enem e-poštnem sporočilu. Če postaviš dve ali več vprašanj, se lahko zgodi, da ti bo prejemnik odgovoril le na eno in drugo spregledal. Nato boš moral poslati še eno sporočilo nazaj, da ga opomniš, da odgovori še na drugo …  Rešitev za več vprašanj je preprosta: oštevilči vprašanja. Pri uporabi točkastega seznama so vprašanja brez neke reference, so le tam, v seznamu. Z uporabo številk jih ‘klasificiraš’ in najverjetneje ti bo tudi prejemnik podal odgovore v enaki obliki. Primer:

1. Kakšen je časovni okvir za projekt?
2. Kdaj bo sestanek?
3. Kdo bo kuhal kavo?

Pogovor

Kadar se moraš z nekom pogovoriti ali razrešiti določeno situacijo, e-pošta morda ni najprimernejše orodje. Zadeva se lahko zavleče in se iz nečesa, za kar bi porabil 3 minute na telefonu, sprevrže v dolgo pošiljanje sporočil v obdobju nekaj dni. Preden začneš tipkati, premisli, ali je morda bolje dvigniti telefonsko slušalko ali celo sklicati sestanek.

Veliko besedila?

Kadar je 5 stavkov premalo za e-poštno sporočilo, gre za večjo zadevo, za katero bi bil morda dokument kot priponka boljša odločitev. V dokumentu je lahko tvoja glava in noga, prejemnik si jo lahko lažje natisne itd.

Zakaj prejemam to sporočilo?

Gotovo se ti je že zgodilo, da si prejel kopijo e-poštnega sporočila, a nisi imel pojma, za kaj gre. Tak pristop ni ravno učinkovit, saj moraš zdaj ti stopiti v stik s pošiljateljem za dodatno razlago. Ko sam pošiljaš taka sporočila, preveri ti dve točki: 1) bodo prejemniki kopij vedeli, za kaj gre?,  2) ali prejemniki kopij sploh želijo/morajo prejeti to sporočilo (nadrejeni verjetno ne bo navdušen, če bo prejel kopijo vsakega sporočila, ki ga pošlješ)?

Hiter odziv

Vsak od nas ima drugačen ritem dela, kar pomeni, da ljudje različno pogosto pregledujemo e-pošto. Nekateri dvakrat na dan, drugi vsakih 10 minut. Če nekomu pošlješ nujno e-pošto, za katero potrebuješ odgovor v 15 minutah, imaš precej možnosti, da tako hitrega odgovora preprosto ne boš dobil. V takih primerih je precej bolj smiselna uporaba telefona ali IM (Google Talk, MS Live Messenger, AIM …).

Še kakšna ideja?

Imaš drugačne izkušnje ali nasvet? Zapiši jih v komentar.

Pripravil sem PDF dokument, kjer so napisani službeni sprožilci, torej taki, ki pridejo v glavnem v poštev na delovnem mestu. Sestavil sem ga iz več drugih seznamov, eden od njih je bil vzet tudi iz knjige Getting Things Done. Dokument obsega 3 strani, a sem prepričan, da ne vzame več kot 3 minute, da greš skozenj. Prav tako je prijazen tiskalniku.

Če v seznamu pogrešaš katerokoli zadevo, mi, prosim, pusti komentar in dokument bom z veseljem posodobil in ga dopolnil. V kratkem lahko pričakuješ še seznam sprožilcev namenjenih za domača opravila.

Seznam sprožilcev (službeni)

Kadarkoli prejmeš novo nalogo, ki ti ne bo vzela več kot dve minuti, da jo dokončaš, jo naredi takoj.

Izziv, kajne? Štos je v tem, da bi ti vzelo več kot dve minuti časa, če bi nalogo procesiral in jo dal na seznam opravil, se nato vrnil k trenutnemu delu, jo kasneje privlekel na plano, se spomnil/dojel, ‘kaj to že je’, in se naloge lotil šele takrat. Poleg tega se ti taka kratka opravila ne bodo nabirala in se boš lahko z mirno vestjo posvečal večjim in pomembnejšim projektom.

Nasveti obsegajo vse od hitrejšega zaganjanje programov, iskanja datotek, uporabe koledarja do povezovanja z drugimi računalniki in še in še.

Res je, da tak seznam lahko narediš s pomočjo Worda, vendar je naslednja spletna storitev tako preprosta in hitra, da boš lahko naredil kompleten seznam, preden se bo Word sploh odprl.

Spletna stran Printable checklist, omogoča izdelavo kontrolnih seznamov za tiskanje. Dodaš naslov ter vpišeš vse kar spada v ta seznam (če boš videl na desni strani še vedno gumb OK, ga le klikni in bo izginil). Nato si že pripravljen na tiskanje, stran pa je toliko pametna, da tudi čisto spodnjega gumba Add item, ne natisne.

Da si boš lahko seznam natisnil tudi kasneje, priporočam, da ga shraniš kar v PDF (uporabiš Tiskaj > v PDF). Za to opravilo imaš na voljo več brezplačnih programov.

Uspešno kljukanje s kontrolnega seznama!

Video z naslovom Time & Attention (hudo priporočam) mi je dal misliti. Moj čas je dragocen. Komunikacija je ne samo pomembna, ampak tudi nujna za normalno funkcioniranje v službi (in drugje), vendar pa: če je vse, kar delam, da komuniciram, potem mi ne ostane veliko časa, da karkoli sploh še naredim. Po ogledu videa sem prišel do zaključka, da moram ljudem, s katerimi delam in sem v dnevnih stikih, povedati, kako naj stopijo v stik z mano – v pisarni in tudi z oddaljene lokacije. Sistem ni popoln in nikoli ne bo, saj gre pri komunikaciji za človeški faktor in vedno bo nekdo, ki me bo našel po kanalih, ki mi niso najljubši in mi najbolj prekinejo delo. Prav tako pa tudi le en kanal ni primeren za vse vrste komunikacij.

V grobem so trije kanali, po katerih sem dosegljiv: v živo, po telefonu in po instantnih sporočilnikih/epošti. Od vseh treh na prvo dajem instatne sporočilnike à la MSN in Google Talk, saj omogočajo relativno hitro izmenjavo informacij brez grobe motnje, ko se običajno okno osebe, ki mi želi nekaj sporočiti, odpre v ozadju, v opravilni vrtici pa le nekajkrat utripne in nato ostane drugačne barve in s tem ostane jasno vidno, da me nekaj čaka. Zame nemoteče in še vedno hitro, saj lahko mirno zaključim s trenutnim delom in se nato lotim pogovora. Da bi ta način posredoval tudi ljudem, ki ne uporabljajo tega načina komunikacije (beri: uporabljajo telefon), sem si v službeni e-poštni podpis dal povezavo do instatnega sporočilnika, ki uporablja Google Talk. Odličen je zaradi dveh pomembnih razlogov: 1. je zelo preprost in z njm ne delam nepotrebnih tehničnih težav ‘klicočemu’, 2. ‘klicoči’ ne potrebuje nobene registracije, saj mora le klikniti na povezavo in v brskalniku se izvede spletni klepet.

Zadeva se imenuje Google Talk Badge in je zastonj, povezavo potem lahko uporabiš v e-pošti ali na spletni strani (khm, poglej desno, pod mojo sliko ). Všeč mi je tudi, da je zraven povezave tudi ikona, ki nakazuje, ali sem trenutno povezan ali ne. Preverjeno deluje tudi z Google Apps. Sam sem si v službeni podpis dal tole dodatno vrstico:

V službi itak že uporabljamo instantne sporočilnike, tako da sem sodelavcem le izrazil željo, naj me, če se le da, kontaktirajo po MSN-ju. Tudi sam vedno poskusim porabiti sekundo za razmislek, ali lahko neko informacijo in željo sporočim kolegu po MSN-ju ali e-pošti. Vprašaj se: “je vredno prekiniti delovni proces sodelavca?” Odgovor na to vprašanje ti bo dal jasno vedeti, kakšen način komunikacije je najbolj primeren.

Za konec bi omenil še ‘uletavanje’ sodelavcev iz drugega prostora, ki lahko s kratkim vprašanjem pri tvoji mizi zadevo, ki bo vzela ‘samo sekundo’, razvlečejo na 15 ali 30 minut dolg pogovor. S takim načinom oba motita ljudi v istem prostoru, prav tako pa je bil tvoj delovni proces močno prekinjen – koliko časa boš potreboval, da prideš ‘nazaj notri’? Namesto takih pogovorov je veliko bolj primeren sestanek in ne stoječi klepeti sredi pisarne, ki vsem večinoma le krade čas.

e-pošta: E-pošto skoraj gotovo gledaš dnevno. In to večkrat. Morda celo prevečkrat. Pošlji si misel/idejo/opravilo na svojo e-pošto. Če gre za zadevo, povezano s službo, potem si opomnik pošlji na službeni e-naslov. Če gre za nakup novega televizorja LCD, si ga pošlji na domači e-naslov. Pošiljanje e-pošte prek telefona je prav tako čisto preprosto opravilo, tako tudi na poti ne boš pozabil pomembnih zadev.

žepna beležka: Preprosta majhna beležka je lahko vredna zlata (če ne to, je pa zelo praktična). Če nisi za visokotehnološke igrače, še ne pomeni, da ne moreš imeti sistema, ki bi deloval. Majhna beležka v žepu v kombinaciji s svinčnikom je odličen način za shranjevanje vseh informacij, ki bi ti ali ti bodo koristile kasneje. Za razlike od e-pošte, kjer si idejo pošlješ, moraš pri beležki redno gledati zapisano. Ko zapisno informacijo uporabiš v praksi, ali pa jo zapišeš drugam, vrzi popisane liste v koš in nadaljuj praznimi listi beležke.
Možnost je tudi, da si idejo zabeležiš v telefon, vendar pazi, da boš redno pregledoval zapisano.

evernote: Ko sem za računalnikom (kar je itak večina dneva), naletim na veliko informacij, ki bi mi morda kasneje koristile. Evernote je brezplačen program za zapiske, ki ima tako spletno kot namizno verzijo in je odličen pripomoček za vse zadeve, ki jih ta trenutek ne potrebuješ, a veš, da jih boš nekoč morda potreboval. Vsebuje hiter iskalnik, s katerim hitro najdeš stvari “za nazaj”. Samo o Evernotu bom več napisal v prihodnjem prispevku.

To je le nekaj predlogov za ‘nepozabljanje’ pomembnih informacij v tvojem življenju, ki niso edini ali popolni. Pomembno je, da najdeš sistem za beleženje, ki zate deluje, in ga redno uporabljaš. Imaš morda predlog? Zapiši ga v komentar!