Učinkovito e-poštanje
Količina e-pošte je lahko močno orodje ali ozko grlo dnevnih opravil. Pravilna (če lahko temu tako rečem) uporaba e-pošte vodi k boljši in hitrejši komunikaciji med obema stranema in tudi zmanjša količino poslanih sporočil. V prispevku sem poskusil združiti nekaj glavnih vodil za uspešno komunikacijo prek e-pošte.
Največ 5 stavkov
Pravilo je preprosto: ne več kot 5 stavkov v eni e-pošti. Sporočilo, kakršnokoli že je, oblikuj tako, da ne bo daljše od petih stavkov. Naj bo kratko in jedrnato. Prejemniku daj informacije, ki jih potrebuje, in odstrani nepotreben balast, ki bi morda jemal pozornost pri branju. V podpis e-pošte si lahko daš tudi povezavo do tega pravila.
Eno vprašanje
Poskusi napisati eno vprašanje v enem e-poštnem sporočilu. Če postaviš dve ali več vprašanj, se lahko zgodi, da ti bo prejemnik odgovoril le na eno in drugo spregledal. Nato boš moral poslati še eno sporočilo nazaj, da ga opomniš, da odgovori še na drugo … Rešitev za več vprašanj je preprosta: oštevilči vprašanja. Pri uporabi točkastega seznama so vprašanja brez neke reference, so le tam, v seznamu. Z uporabo številk jih ‘klasificiraš’ in najverjetneje ti bo tudi prejemnik podal odgovore v enaki obliki. Primer:
1. Kakšen je časovni okvir za projekt?
2. Kdaj bo sestanek?
3. Kdo bo kuhal kavo?
Pogovor
Kadar se moraš z nekom pogovoriti ali razrešiti določeno situacijo, e-pošta morda ni najprimernejše orodje. Zadeva se lahko zavleče in se iz nečesa, za kar bi porabil 3 minute na telefonu, sprevrže v dolgo pošiljanje sporočil v obdobju nekaj dni. Preden začneš tipkati, premisli, ali je morda bolje dvigniti telefonsko slušalko ali celo sklicati sestanek.
Veliko besedila?
Kadar je 5 stavkov premalo za e-poštno sporočilo, gre za večjo zadevo, za katero bi bil morda dokument kot priponka boljša odločitev. V dokumentu je lahko tvoja glava in noga, prejemnik si jo lahko lažje natisne itd.
Zakaj prejemam to sporočilo?
Gotovo se ti je že zgodilo, da si prejel kopijo e-poštnega sporočila, a nisi imel pojma, za kaj gre. Tak pristop ni ravno učinkovit, saj moraš zdaj ti stopiti v stik s pošiljateljem za dodatno razlago. Ko sam pošiljaš taka sporočila, preveri ti dve točki: 1) bodo prejemniki kopij vedeli, za kaj gre?, 2) ali prejemniki kopij sploh želijo/morajo prejeti to sporočilo (nadrejeni verjetno ne bo navdušen, če bo prejel kopijo vsakega sporočila, ki ga pošlješ)?
Hiter odziv
Vsak od nas ima drugačen ritem dela, kar pomeni, da ljudje različno pogosto pregledujemo e-pošto. Nekateri dvakrat na dan, drugi vsakih 10 minut. Če nekomu pošlješ nujno e-pošto, za katero potrebuješ odgovor v 15 minutah, imaš precej možnosti, da tako hitrega odgovora preprosto ne boš dobil. V takih primerih je precej bolj smiselna uporaba telefona ali IM (Google Talk, MS Live Messenger, AIM …).
Še kakšna ideja?
Imaš drugačne izkušnje ali nasvet? Zapiši jih v komentar.
Comments
Celo sezono sem pisal enkrat na teden kar zajetna e-sporočila in odzivi so bili (tudi meni presentljivo) odlični. Ljudje so večinoa prebrali celotno e-sporočilo. Je pa res, da je šlo za določen krog ljudi, ki jih je zadeva zanimala. In druga zadeva je bila, da jih je zadeva ZELO zanimala, toliko, da so prebrali celotno e-sporočilo, po tem ko so ugotovili, da imam kaj povedati.
Težaave petih stavkov vidim predvsem v tem, da pšotem porasbiš še nekako tri odgovore, da razjasniš, kaj si želel povedati. Trenutek ko hočem povedati več kot kje, kdaj, kako in zakaj se bom z nekom nekje dobil ali pa kaj se mi je zgodilo, je potrebno imeti zelo natančen jezik, ki ga v vsakdanjem govoru dopolnemo z gestami in situacijo, pri e-sporočilu pa to ni možno. Smejkoti pač ne pomagajo.
Jaz bi rekel, da se sprejemljiva dolžina e-sporočila veča z intimnostjo, natančnostjo tega, kar hočeš povedati itd A to je seveda za družbo noro na statistike tu mač
he he
In sem na začetku. Pet stavkov je odlična meja.
G
Gregor
August 8th, 2009
Z napisanim se strinjam (in približno povzema navodila, ki sem jih dobila na tečaju “administrative writing”), dodala pa bi naslednje:
Poskusi bistvo sporočila strniti že v samo “zadevo” (subject) in v njej naslovniku vedno daj vedeti, ali želiš, da ukrepa ali samo prebere. Vključi tudi rok.
dr filomena
December 27th, 2009