Produktiven si – produktivnost, učinkovitost v življenju in na delovnem mestu

25 nasvetov za učinkovito delo

Pripravil sem seznam 25 nasvetov za lažje in hitrejše delo. Vsi nasveti verjetno niso za vse, odvisno od narave dela, a sem vseeno prepričan, da boš med njimi našel tudi sebi koristne.

• Najpomembnejše naloge: Na začetku dneva (ali prejšnji dan zvečer) izberi tri najpomembnejše naloge, ki jih moraš opraviti tisti dan. Najprej se loti teh nalog. Če tisti dan ne boš uspel narediti nič drugega razen teh treh nalog, boš še vedno imel precej produktiven dan.
• Izprazni e-poštni nabiralnik: Vsako e-poštno sporočilo obdelaj tisti trenutek, ko ga prebereš. Če moraš kaj narediti, zadevo zapiši na seznam opravil in sporočilo izbriši ali ga arhiviraj. Če ga potrebuješ za kasneje, ga shrani pod reference. E-poštni nabiralnih izprazni vsak dan.
• Vstani zgodaj: K svojemu dnevu dodaj produktivno uro in vstani eno uro bolj zgodaj preden se začne hrupen delovni dan.
• Ena ven, ena notri: Izogni se šari in za vsako novo stvar, ki jo dobiš ali kupiš, vrzi eno staro v smeti ali pa jo komu podari.
• Naslednji korak: Ne planiraj vsega, kar boš moral narediti za dokončanje nekega projekta. Osredotoči se na naslednji korak oz. nalogo, ki jo moraš opraviti, da premakneš projekt naprej.
• Časovni okvir: Vsak dan si vzemi določeno količino časa za nek projekt ali nalogo in v tistem času se popolnoma osredotoči na izbrano delo. Ne skrbi, ali boš zadano dokončal, skrbi le, da boš namenil pravo mero pozornosti zadanemu projektu ali nalogi za tisti čas.
• Podobne skupaj: Opravi podobne ali enako naloge naenkrat. Preglej in obdelaj vso e-pošto naenkrat, opravi telefonske klice enega za drugim. Kakršne koli rutinske ali ponavljajoče se naloge opravi skupaj.
• Pojej žabo: Najbolj neprijetne naloge se loti takoj zjutraj. Zadeva temelji na tujem pregovoru, ki pravi, da če na začetku dneva najprej poješ živo žabo, je to najhujše, kar se ti tisti dan lahko zgodi.
• Upravljaj le enkrat: Stvari ne prelagaj na stranski tir v upanju, da boš imel čas kasneje. Vprašaj se: “Kaj moram narediti s tem?” vsakič, ko prebereš e-poštno sporočilo ali najdeš listek na mizi in zadevo opravi, daj na seznam opravil, vpiši v koledar, arhiviraj ali izbriši.
• Pregled: Dodeli si čas v tednu in preglej, kaj si tisti teden naredil in kaj želiš narediti drug teden. Vprašaj se, ali moraš začeti s kakšnimi novimi projekti in ali te tisto, na čemer delaš, pelje bližje k tvojim ciljem.
• Izoliraj se: Ustvari si zasebno območje s pomočjo slušalk. Ljudje manj radi prekinjajo ljudi, ki nosijo slušalke (glasba ni obvezna, le ti boš vedel, ali jo poslušaš).
• Zapisuj: Ne zanašaj se na svoj spomin kot sistem za shranjevanje informacij. Stvari, ki jih moraš opraviti, informacije, ki jih boš potreboval kasneje, in sestanke vpiši v koledar. Tako se lahko zavestno sprostiš, saj te ne preganja misel, da boš na zdaj zapisano pozabil.
• Eno opravilo naenkrat: Radi mislimo, da lahko opravljamo več opravil hkrati, vendar jih v resnici ne moremo. Kar delamo, ko opravljamo več opravil hkrati, je le dodeljevanje majhnih koščkov časa in pozornosti eni in drugi nalogi. Med “preklapljanjem” med eno in drugi nalogo zopet potrebujemo zagon, da se osredotočimo, kar lahko traja tudi več minut, in na koncu porabimo več energije in časa. Osredotoči se na eno nalogo naenkrat.
• Seznam ne-opravil: Seznam nalog, ki jih ni treba opraviti. Uporabno za nadzor vseh navad, ki nas peljejo k neproduktivnosti, kot je brskanje po internetu.
• Predloge: Ustvari si predloge za ponavljajoče naloge, kot so pisma, odgovori na e-poštna sporočila strank itd.
• Navade: Navade so tako del našega pogleda in odnosa do sveta, kot so del naših rutinskih opravil. Opazuj sebe in svoje navade in se vprašaj, kaj pravijo o tvojem odnosu do sveta in kaj moraš spremeniti, da ustvariš pogled na svet, ki te bo pripeljal bližje k ciljem.
• Pravilo dveh minut: Če ti bo neko opravilo vzelo 2 minuti ali manj, da ga dokončaš, ga naredi takoj. Če boš nalogo najprej pregledal, vpisal v seznam opravil in jo kasneje spet izvlekel iz seznama ter na novo razmislil, kaj točno zadeva je, ti bo vse skupaj vzelo več kot dve minuti.
• Sprožilci: V svoje okolje postavi opomnike, ki ti pomagajo, da se spomniš določenih opravil, in tudi, da ustvariš določene navade. Npr. postavi knjige, ki jih moraš vrniti, direktno pred vhodna vrata in tako jih boš zagotovo videl, preden boš zapustil hišo.
• Časovne luknje: Male časovne luknje, ki jih imamo čez dan, ko čakamo na avtobus, v čakalnici, na sestanek. Imej pripravljen seznam kratkih 5-minutnih opravil, ki jih lahko opraviš v takih trenutkih, ali pa nosi s seboj čtivo in tako čimbolj izkoristi tiste dodatne minute.
• Dnevnik: Bodi sam svoj računovodja in resno spremljaj čas, ki ga porabiš za naloge, ki so ti pomembne.
• Ne: Naučiti se reči “ne” – novim obveznostim, prekinitvam, vsemu – je ena najbolj vrednih veščin, ki jih lahko razviješ in tako ohraniš osredotočenost na svoje naloge in zadane obveznosti.
• Točke: Ko načrtuješ večjo nalogo, si naredi točke, da ne pozabiš vseh korakov, ki jih moraš opraviti. Shrani točke in jih uporabi naslednjič, ko se boš moral lotiti iste naloge.
• V koš: Redno pregleduj obstoječe obveznosti in se znebi vsega, kar ti ne pomaga napredovati k ciljem ali pa je le navaden “lijak” časa in energije.
• Šara: Šara je vse, kar ni na svojem mestu in je v napoto. Ne gre nujno za lepo pospravljeno mizo – nekdo jo lahko ima, a še vedno ne opravi stvari, ki jih mora. Pomembno je, da lahko hitro prideš do stvari, ko jih potrebuješ, in ne prekineš delovnega procesa. Razmisli in poišči, kaj je “šara” na tvojem delovnem mestu in življenjskem prostoru in jo uredi.
• En nabiralnik: Zmanjšaj število nabiralnikov, kamor padejo vse stvari, ki pridejo v tvoje življenje. Idealno je, da imaš le en nabiralnik, kamor gre vse. Veliko ljudi si oddahne, ko je vse, o čemer morajo razmišljati, na enem kupu, pa če je še tako velik.