Produktiven si – produktivnost, učinkovitost v življenju in na delovnem mestu

Kako naj te kontaktirajo

Motnje so eden od glavnih sovražnikov učinkovitega dela. Saj veš, zen mirno skoncentrirano se boriš s trenutno nalogo, ko s sosednje mize zaslišiš “Nejc, a si poslal tisti faks?”. -”Kje, kaj, kakšen faks, e?!” Telefonski klici so še bolj nadležni, saj jih je težje ignorirati (pač zoprno zvonijo in ne vidijo mahanja z roko, da bi tisti trenutek rad mir).

Video z naslovom Time & Attention (hudo priporočam) mi je dal misliti. Moj čas je dragocen. Komunikacija je ne samo pomembna, ampak tudi nujna za normalno funkcioniranje v službi (in drugje), vendar pa: če je vse, kar delam, da komuniciram, potem mi ne ostane veliko časa, da karkoli sploh še naredim. Po ogledu videa sem prišel do zaključka, da moram ljudem, s katerimi delam in sem v dnevnih stikih, povedati, kako naj stopijo v stik z mano – v pisarni in tudi z oddaljene lokacije. Sistem ni popoln in nikoli ne bo, saj gre pri komunikaciji za človeški faktor in vedno bo nekdo, ki me bo našel po kanalih, ki mi niso najljubši in mi najbolj prekinejo delo. Prav tako pa tudi le en kanal ni primeren za vse vrste komunikacij.

V grobem so trije kanali, po katerih sem dosegljiv: v živo, po telefonu in po instantnih sporočilnikih/epošti. Od vseh treh na prvo dajem instatne sporočilnike à la MSN in Google Talk, saj omogočajo relativno hitro izmenjavo informacij brez grobe motnje, ko se običajno okno osebe, ki mi želi nekaj sporočiti, odpre v ozadju, v opravilni vrtici pa le nekajkrat utripne in nato ostane drugačne barve in s tem ostane jasno vidno, da me nekaj čaka. Zame nemoteče in še vedno hitro, saj lahko mirno zaključim s trenutnim delom in se nato lotim pogovora. Da bi ta način posredoval tudi ljudem, ki ne uporabljajo tega načina komunikacije (beri: uporabljajo telefon), sem si v službeni e-poštni podpis dal povezavo do instatnega sporočilnika, ki uporablja Google Talk. Odličen je zaradi dveh pomembnih razlogov: 1. je zelo preprost in z njm ne delam nepotrebnih tehničnih težav ‘klicočemu’, 2. ‘klicoči’ ne potrebuje nobene registracije, saj mora le klikniti na povezavo in v brskalniku se izvede spletni klepet.

Zadeva se imenuje Google Talk Badge in je zastonj, povezavo potem lahko uporabiš v e-pošti ali na spletni strani (khm, poglej desno, pod mojo sliko ). Všeč mi je tudi, da je zraven povezave tudi ikona, ki nakazuje, ali sem trenutno povezan ali ne. Preverjeno deluje tudi z Google Apps. Sam sem si v službeni podpis dal tole dodatno vrstico:

V službi itak že uporabljamo instantne sporočilnike, tako da sem sodelavcem le izrazil željo, naj me, če se le da, kontaktirajo po MSN-ju. Tudi sam vedno poskusim porabiti sekundo za razmislek, ali lahko neko informacijo in željo sporočim kolegu po MSN-ju ali e-pošti. Vprašaj se: “je vredno prekiniti delovni proces sodelavca?” Odgovor na to vprašanje ti bo dal jasno vedeti, kakšen način komunikacije je najbolj primeren.

Za konec bi omenil še ‘uletavanje’ sodelavcev iz drugega prostora, ki lahko s kratkim vprašanjem pri tvoji mizi zadevo, ki bo vzela ‘samo sekundo’, razvlečejo na 15 ali 30 minut dolg pogovor. S takim načinom oba motita ljudi v istem prostoru, prav tako pa je bil tvoj delovni proces močno prekinjen – koliko časa boš potreboval, da prideš ‘nazaj notri’? Namesto takih pogovorov je veliko bolj primeren sestanek in ne stoječi klepeti sredi pisarne, ki vsem večinoma le krade čas.