Getting Thing Done® je metoda, s katero si mnogi pomagajo postati bolj produktiven. Med njimi sem tudi jaz.

Avtor GTD metode je David Allen, ki je o pristopu k višanju produktivnosti napisal že več knjig, med njimi pa je seveda najbolj znana knjiga Getting Things Done (obstaja tudi slovenski prevod z naslovom Gremo To Dokončat).

Zasnova knjige in celotne metodologije je v principu preprost. Metoda je razdeljena na 5 korakov, s katerimi si nekako zagotovimo optimalen tok dela – od tega, da si vse naloge zapišemo in organiziramo, do tega, da jih dejansko naredimo.

Zbiranje, obdelava, organiziranje, pregled, opravljanje. To so koraki, ki jih moramo narediti (in redno delati), da smo lahko konsistentno produktivni. Prav pri konsistenci se pogosto pojavi težava – GTD metoda je eden najboljših načinov, kako biti produktiven, vendar se večina uporabnikov metode spopada s težavami ali pri implementaciji ali pa še bolj pogosto pri vztrajanju pri uporabi te metode.

Poglejmo si pet korakov metode GTD.

1. Zbiranje obveznosti oz. zajem vsega kar imate v mislih

Naši možgani niso bili narejeni za to, da imajo shranjene vse naloge in obveznosti, ki jih moramo narediti, pa naj bodo pomembne ali nepomembne. Predvsem v takšnem okolju kot smo sedaj, ko je nešteto stvari za katere moramo poskrbeti, je spomin zelo slaba izbira za shranjevanje vseh naših nalog in obveznosti.

Prav zaradi tega je smiselno, da vse naloge in obveznosti, ki jih imamo, zberemo na nekem enotnem mestu. Takšen zajem je dobro narediti vsaj enkrat tedensko, shranimo si ga pa v nam najljubšo obliko – lahko je na papirju, beležki, planerju, v kakšnem programu na računalniku ali aplikaciji na telefonu.

Cilj je, da imamo glavo »očiščeno« vseh obveznosti, o katerih cel čas razmišljamo in premlevamo. S tem se nam izboljša tudi fokus in smo posledično lahko še precej bolj učinkoviti pri svojem delu.

Zajemanje vsega kar imamo v mislih je eden izmed ključnih procesov metode GTD. Na list papirja, beležnico ali v dokument na računalniku zapišemo vse naloge, zadolžitve, ideje, o katerih razmišljamo in mislimo, da bi jih morali narediti. Ne smemo se osredotočati na to ali je smiselno, da jo v tem trenutku zapišemo ali mogoče ne, ampak je cilj preprost – ne glede na pomembnost zadolžitve, naloge, misli, jo zabeležimo, saj bomo kasneje razmišljali o tem, kaj s tem narediti. Ta proces je zelo podoben “brain-stormingu”, kjer se ne zadržujemo, ampak vse ideje zapišemo.

2. Procesiranje obveznosti/nalog

Večina se spopade z zadolžitvijo takoj, ko jo dobi ali pa zadolžitev postavijo na stran z obljubo, da se bodo k njej vrnili kasneje. Zaradi neprimerne organizacije, pa se potem zadolžitev izgubi znotraj sistema. V tej fazi gre primarno za razumevanje pomembnosti zadolžitev ter določanje pomembnosti oz. prioritete le-teh.

Poglejmo si celoten proces GTD še v sliki.

In-Basket je prostor, kamor spadajo vsi aktivni projekti. Tukaj lahko gre za vaš e-poštni nabiralnik, razni namenski programi ali “to-do” seznami. Ko osvojite zbiranje svojih obveznosti v raznih programih, s tem razbremenite svoje možgane. Sprotno zbiranje obveznosti in redno opravljanje zadolžitev je zelo pomembno, saj več opravil kot se nabere, težje je opraviti tiste za nazaj.

ZA KAJ GRE? (what is it?)

Tukaj se odločimo za kaj sploh gre in določimo pomembnost zadolžitve.

ALI LAHKO UKREPAMO? (is it actionable?)

DA – če lahko ukrepamo, torej če gre za nalogo, potem najprej določimo v kateri projekt naloga spada (glej »Projects« na sliki) in razmislimo kaj vse je potrebno, da lahko to nalogo dokončamo. Pri večjih projektih moramo naloge še bolj podrobno »razbiti« na manjše in jih znova spustiti čez celoten proces GTD.

NE – včasih pri zadevah iz našega »in-basketa« enostavno ni potrebno narediti nič. Takrat se odločimo za eno izmed treh opcij – zavrzi, mogoče oz. nekoč, ali pa referenca (na sliki »Trash«, »Someday/Maybe«, »Reference«).

NADALJNI UKREPI? (what’t the next step)

Nato se odločimo kaj je še potrebno narediti, da bo zadolžitev končana. Zelo pomembno je, da smo pri zapisovanju nalog oz. zadolžitev specifični. Če si zapišemo »četrtletno poročilo«, ne vemo kaj je točno nadaljnji ukrep oz. kaj moramo narediti. Če pa napišemo »zberi podatke glede prodaje v zadnjem četrtletju«, že precej bolje vemo kaj je naslednji korak in kaj točno moramo narediti. Bolje si je zapisati več specifičnih korakov oz. nalog, kot pa imeti neke splošne cilje v naši to-do listi.

Ko izberemo naslednji ukrep, se vprašamo; »ali mi bo to vzelo manj kot 2 minuti?«

OPRAVI (do it)

Če je odgovor na vprašanje »ali mi bo to vzelo 2 minuti?«, DA, potem zadolžitev opravimo takoj. Enostavno.

PRENESI/DELEGIRAJ (delegate it)

Če je odgovor NE, potem se lahko vprašamo ali smo sploh prava oseba za to zadolžitev in ali lahko morda to opravi nekdo drug. Odvisno od odgovora se potem odločimo za prenos zadolžitve/naloge na nekoga drugega.

ODLOŽITEV (defer it)

Če nam bo zadolžitev vzela več kot 2 minuti, si jo zabeležimo v našo to-do listo, planer, seznam nalog ali koledar, odvisno kaj najraje uporabljamo. Okvirno pravilo pa je tudi, da gredo v koledar samo tiste naloge, ki so vezane na točno določen datum in uro (sestanki, klici, ipd.).

2. Organizacija dela

Ko vam uspe razporediti zadolžitve glede na zgoraj naveden sistem je čas, da se zadolžitev lotite.

Vseh zadolžitve katerih direktno ne morete opraviti vi, ali pa jih boste odložili lahko »pospravite« v:

Mogoče oz. Enkrat (Someday/Maybe)

Tukaj pustimo zadolžitve, ki nimajo roka izvedbe. Poslovne ideje, aktivnost ali spretnost katero želite osvojiti/poskusiti, kuharski recepti itd. Ta seznam boste redno pregledovali.

Reference (Reference)

Tukaj imamo kup stvari, ki ne potrebujejo nobene pozornosti, vendar nam lahko prav pridejo kasneje. Lahko gre za dokumente, ki so potrebni za dokazovanje veljavnosti garancije, ali pa seznam pomembnih knjig.

Zavrzi (Trash)

Nepomembni dokumenti ali zadolžitve, ki so končane. Zavrzite stvari, ki vam po nepotrebnem jemljejo prostor.

Projekti in načrti (Projects & Project Plans)

V to skupino spada vse, ki potrebuje več kot dva koraka za izvedbo. Npr. izvedba izleta, nakup nove televizije ali pa organizacija marketinškega sestanka. Ko zadolžitev ustreza tem pogojem, spada na seznam projektov, ki se redno pregleduje.

V pričakovanju (Waiting)

Sem spadajo zadolžitve ali stvari, ki jih pričakujete od drugih – naloge, ki jih ne morete končati brez, da pridobite podatke od nekoga drugega.

Koledar (Calendar)

Sem spadajo zadolžitve, ki so časovno občutljive. Naj s igre za dnevne zadeve (npr. pokliči Jan-a v petek) ali pa ob točno določenih urah (npr. sestanek ob 12:00)

Nadaljnja opravila (Next Actions)

Zadolžitve, ki jih še niste opravili, se znajdejo na tem seznamu. Opravite jih takoj, ko boste imeli čas. Upoštevajte prioritete in si seznam razporedite po pomembnosti nalog.

4. Pregled dela

Nadaljnja opravila (Next Actions), Koledar (Calendar) in V pričakovanju (Waiting) so seznami, katere redno pregledujte, najbolje ob določenih dneh/urah. Kljub dnevnim pregledom, je priporočljivo, da 1x tedensko naredite »tedenski pregled« in se pripravite na prihajajoče zadolžitve ali pa morda ostranite kakšno, ki ste jo vmes pozabili.

5. Opravljanje dela

Sedaj imate postavljen sistem. Veste katere stvari so nujne in katere lahko počakajo do naslednjega tedna. Vse kar vam sedaj preostane je, da greste po vrsti in dokončate vse kar je na seznamu.